Điều 5. Phối hợp trong việc tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC
1. Đối với Trung tâm
a) Công khai kịp thời, đầy đủ bằng phương tiện điện tử hoặc văn bản danh mục, nội dung TTHC được phê duyệt thực hiện tại Trung tâm; đồng thời hỗ trợ tổ chức, cá nhân gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin công khai trên phương tiện điện tử.
b) Kịp thời thiết lập quy trình điện tử giải quyết TTHC của các sở, ban, ngành trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh theo quy định.
c) Hướng dẫn cán bộ thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, các TTHC thực hiện theo làn xanh theo quy định.
d) Bàn giao hồ sơ tiếp nhận TTHC cho các sở, ban, ngành và nhận lại kết quả giải quyết TTHC do các sở, ban, ngành chuyển đến để trả tập trung cho tổ chức, cá nhân theo quy định.
đ) Theo dõi, giám sát, đánh giá, đôn đốc việc giải quyết và bàn giao kết quả của các sở, ban, ngành theo đúng quy trình được phê duyệt; yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các sở, ban, ngành xử lý các hồ sơ đến hoặc quá hạn giải quyết.
e) Căn cứ Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết của các sở, ban, ngành hoặc ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm thực hiện điều chỉnh thời gian trả kết quả hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).
g) Trường hợp phát hiện kết quả giải quyết hồ sơ của các sở, ban, ngành bị sai, bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng hoặc chậm trả kết quả, Trung tâm kịp thời phản ánh, thông tin đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ để khắc phục, xử lý theo quy định; Trường hợp phát hiện kết quả hồ sơ sai sót do lỗi của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, cơ quan có thẩm quyền, Trung tâm chuyển lại hồ sơ, kết quả và thông tin về sai sót đến cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết để đính chính, chuyển lại kết quả cho Trung tâm chậm nhất trong 03 ngày làm việc để trả tổ chức, cá nhân. Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan có thẩm quyền phải chịu chi phí liên quan đến đính chính theo quy định của pháp luật.
h) Tạo lập tài khoản Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh cho cán bộ tham gia giải quyết TTHC của các sở, ban, ngành, đơn vị.
i) Phối hợp với cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ đôn đốc các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình giải quyết hồ sơ được lấy ý kiến theo thời hạn quy định nhưng chưa có văn bản trả lời, dẫn đến chậm trễ trong việc giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.
2. Đối với các sở, ban, ngành
a) Xây dựng, phê duyệt, cung cấp kịp thời cho Trung tâm về quy trình nội bộ giải quyết TTHC theo các Quyết định công bố danh mục TTHC của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Chủ động xây dựng nội dung, quy trình giải quyết các TTHC được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ bằng các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và đã có hiệu lực nhưng chưa được các Bộ, ngành công bố TTHC, gửi Trung tâm để kịp thời giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân theo đúng quy định hiện hành.
b) Bố trí cán bộ chuyển hồ sơ và kết quả từ Trung tâm về cơ quan giải quyết và ngược lại; thông báo bằng văn bản cho Trung tâm về danh sách cán bộ được cử để nhận chuyển hồ sơ và danh sách cán bộ đầu mối quản lý Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh tại cơ quan, đơn vị mình.
c) Thực hiện việc giải quyết và chuyển trả kết quả giải quyết TTHC về Trung tâm đối với các TTHC thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính, TTHC thực hiện làn xanh đối với các TTHC thực hiện tại Trung tâm theo quy định.
d) Quá trình giải quyết hồ sơ TTHC, các sở, ban, ngành chủ động thông báo bằng văn bản với Trung tâm đối với các trường hợp:
- Đối với TTHC không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức, có liên quan, trường hợp sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết TTHC trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Trung tâm. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC trả lại hồ sơ cho Trung tâm kèm theo thông báo bằng văn bản trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. Văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ. Sau 15 ngày kể từ khi thông báo hoặc theo thời hạn quy định của pháp luật chuyên ngành, nếu tổ chức, cá nhân không hoàn thành việc hoàn thiện hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện đóng hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
- Đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
đ) Đối với hồ sơ TTHC giải quyết trong ngày, các sở, ban, ngành chuyển kết quả về Trung tâm trước 15 giờ 30 phút cùng ngày.
e) Trường hợp hồ sơ bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình giải quyết TTHC, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ, giấy tờ bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả; xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ để chịu trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và xin lỗi tổ chức, cá nhân về sự cố này. Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật, tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã
a) Thực hiện việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, TTHC thực hiện theo làn xanh đối với các TTHC thực hiện tại Trung tâm theo quy định.
b) Thông tin về danh mục các TTHC được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm đến tổ chức, cá nhân biết, thực hiện; hướng dẫn tổ chức, cá nhân tìm hiểu, tra cứu thông tin, hoàn chỉnh hồ sơ TTHC theo quy định.
c) Cung cấp tài liệu, thông tin kịp thời, chính xác đến các sở, ban ngành và Trung tâm (khi có đề nghị), nhằm đảm bảo quá trình giải quyết hồ sơ được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo thời gian cho các sở, ban, ngành chủ trì giải quyết hồ sơ theo quy định.