Điều 6. Trình tự, thủ tục xây dựng quy ước
Quy ước được xây dựng dân chủ, công khai, phù hợp thực tế của địa phương, không trái với các quy định của pháp luật và được thực hiện theo trình tự các bước sau đây:
1. Bước 1: Thành lập Nhóm soạn thảo
- Trưởng khóm, ấp (sau đây gọi chung là ấp) chủ trì, cùng với Bí thư chi bộ ấp, Trưởng Ban công tác Mặt trận ấp thống nhất nội dung cùng soạn thảo, đồng thời chỉ định các thành viên Nhóm soạn thảo và chỉ đạo Nhóm soạn thảo thực hiện việc soạn thảo.
- Thành viên Nhóm soạn thảo gồm: Đại diện một số tổ chức thành viên của ấp; đại diện các thành phần trong cộng đồng dân cư ấp; người có uy tín và có kinh nghiệm sống, phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ văn hóa và hiểu biết về pháp luật, phong tục, tập quán ở địa phương (cán bộ hưu trí, chức sắc tôn giáo, người có uy tính trong đồng bào dân tộc thiểu số,…).
2. Bước 2: Soạn thảo và lấy ý kiến dự thảo quy ước
a) Thu thập tài liệu, phân công soạn thảo
- Nhóm soạn thảo thống nhất các nội dung chính và thời gian soạn thảo quy ước;
- Trưởng ấp phân công soạn thảo và thu thập tài liệu.
b) Xây dựng dự thảo quy ước
- Nhóm soạn thảo có trách nhiệm nghiên cứu các quy định của pháp luật hiện hành, trong đó tập trung vào các vấn đề nêu tại Mục I của nội dung xây dựng Quy ước của khóm, ấp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2016/NQ-HĐND ngày 01/4/2016 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bạc Liêu về quy định một số nội dung xây dựng Quy ước của khóm, ấp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu và truyền thống văn hóa, phong tục, tập quán tốt đẹp của địa phương để tổ chức soạn thảo quy ước. Đồng thời, cần tham khảo nội dung các quy ước cũ (nếu có) cũng như nội dung của các quy ước của địa phương khác để lựa chọn, kế thừa được những nội dung tích cực, phù hợp đã trở thành phong tục, tập quán tốt đẹp.
Đối với những nơi có đông đồng bào dân tộc thiểu số có phong tục, tập quán riêng phải chọn lọc những phong tục, tập quán tốt đẹp, phù hợp với thuần phong mỹ tục để đưa vào nội dung quy ước. Đồng thời, xóa bỏ những phong tục tập quán lạc hậu như: Tảo hôn, hôn nhân cận huyết thống ...
- Trên cơ sở các nội dung chính đã thống nhất và tài liệu thu thập được, nhóm soạn thảo xây dựng dự thảo quy ước.
c) Tổ chức lấy ý kiến dự thảo các cơ quan, tổ chức và nhân dân vào dự thảo quy ước:
- Sau khi hoàn chỉnh việc xây dựng dự thảo quy ước, Nhóm soạn thảo tổ chức lấy ý kiến đóng góp của nhân dân trong ấp nhằm hoàn thiện dự thảo quy ước. Việc lấy ý kiến đóng góp có thể được tổ chức bằng các hình thức thích hợp sau đây:
+ Họp thảo luận ở ấp, nhóm các hộ gia đình, họp thảo luận ở các tổ chức đoàn thể ở ấp;
+ Niêm yết dự thảo quy ước tại Ban nhân dân ấp hoặc mở hộp thư để thu thập ý kiến đóng góp của người dân hoặc phát trên loa truyền thanh cơ sở liên tục trong thời hạn 03 ngày.
+ Gửi dự thảo quy ước đến từng hộ gia đình để lấy ý kiến đóng góp.
Thời gian niêm yết, mở hộp thư, gửi dự thảo quy ước đến từng hộ gia đình để lấy ý kiến do Nhóm soạn thảo quy định, nhưng phải đảm bảo thời gian hợp lý và phù hợp thực tế để Nhân dân nghiên cứu, góp ý.
- Nhóm soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu, tiếp thu các ý kiến góp ý, hoàn chỉnh dự thảo và gửi đến Đảng ủy, thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội ở xã, phường, thị trấn để lấy ý kiến.
d) Tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh dự thảo quy ước
Nhóm soạn thảo tổ chức tổng hợp, tiếp thu các ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo.
3. Bước 3: Thảo luận và thông qua quy ước
Dự thảo quy ước phải được thảo luận kỹ, thực sự dân chủ. Trưởng ấp sau khi thống nhất với Trưởng ban công tác Mặt trận ấp chủ trì, quyết định lựa chọn một trong các hình thức sau đây để thảo luận và thông qua quy ước: Tổ chức họp cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình của ấp; hoặc tổ chức phát phiếu lấy ý kiến tới cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình.
3.1 Họp cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình (sau đây gọi chung là họp cử tri)
a) Điều kiện tổ chức họp cử tri
- Trưởng ấp triệu tập toàn bộ cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong ấp để thảo luận, thông qua các nội dung của quy ước. Cử tri đại diện hộ gia đình là chủ hộ hoặc người có năng lực hành vi dân sự được chủ hộ uỷ quyền.
- Cuộc họp cử tri được tiến hành khi có trên 50% số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố tham dự;
Trường hợp ấp có trên 200 hộ gia đình, có địa bàn dân cư sống không tập trung thì có thể tổ chức các cuộc họp theo từng cụm dân cư. Mỗi cụm dân cư có từ 70 đến 150 hộ gia đình. Cuộc họp của mỗi cụm dân cư được tiến hành khi có trên 50% số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong cụm dân cư tham dự. Trưởng ấp tổng hợp kết quả cuộc họp ở từng cụm dân cư vào kết quả chung của toàn ấp;
b) Trình tự tổ chức cuộc họp
- Trưởng ấp tuyên bố lý do, nêu mục đích, yêu cầu, nội dung cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký;
- Trưởng ấp đại diện Nhóm soạn thảo trình bày những nội dung cần đưa ra để cuộc họp xem xét;
- Những người tham gia cuộc họp thảo luận;
- Trưởng ấp tổng hợp chung các ý kiến của những người tham gia hội nghị, tiếp thu và giải trình các ý kiến đóng góp vào dự thảo quy ước và đề xuất phương án biểu quyết. Việc biểu quyết được thực hiện bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín do cuộc họp quyết định.
c) Thông qua quy ước
- Quy ước chỉ được thông qua khi có trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong ấp tán thành thì kết quả cuộc họp có giá trị thi hành. Trưởng ấp lập biên bản và thông báo đến các hộ gia đình trong ấp về kết quả cuộc họp.
- Trường hợp không đạt trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong ấp tán thành thì Trưởng ấp tổ chức lại cuộc họp. Trường hợp tổ chức lại cuộc họp thực hiện theo khoản 1 Điều 3 của Hướng dẫn thi hành các Điều 11, Điều 14, Điều 16, Điều 22 và Điều 26 của Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn được ban hành kèm theo Nghị quyết liên tịch số 09/2008/NQLT-CP-UBTUMTTQVN ngày 17/04/2008 của Chính phủ và Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
- Trường hợp không tổ chức lại được cuộc họp thì Trưởng ấp phát phiếu lấy ý kiến tới cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình.
3.2 Tổ chức phát phiếu lấy ý kiến của cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình
a) Trình tự thực hiện
- Trưởng ấp phối hợp với Trưởng ban công tác Mặt trận ấp xây dựng kế hoạch tổ chức phát phiếu lấy ý kiến về việc thông qua quy ước; thành lập Tổ phát phiếu lấy ý kiến có từ 3 đến 5 người;
- Tổ phát phiếu lấy ý kiến thông qua quy ước trực tiếp đến từng hộ gia đình để phát phiếu cho cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình; tiến hành lấy phiếu của các cử tri đã góp ý và tổng hợp kết quả lấy ý kiến.
b) Thông qua quy ước
Nếu có trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong ấp tán thành thì kết quả lấy ý kiến có giá trị thi hành. Trưởng ấp lập biên bản xác nhận và thông báo đến các hộ gia đình trong ấp về kết quả lấy ý kiến.
4. Bước 4: Công nhận quy ước
- Đối với ấp: Trưởng ấp có trách nhiệm báo cáo ngay kết quả việc nhân dân bàn, biểu quyết với Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã).
Hồ sơ báo cáo gồm: Dự thảo quy ước và biên bản hội nghị hoặc biên bản lấy ý kiến cử tri sau khi đã được Nhóm soạn thảo hoàn chỉnh, có chữ ký của Trưởng ấp, Bí thư chi bộ, Trưởng Ban công tác Mặt trận.
- Đối với cấp xã: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã cùng Chủ tịch Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã xem xét nội dung của quy ước bảo đảm phù hợp với pháp luật, thuần phong, mỹ tục và trao đổi thống nhất với Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp xã về nội dung của quy ước trước khi trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phê duyệt.
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của Trưởng ấp, Ủy ban nhân dân cấp xã phải lập hồ sơ trình Ủy ban nhân dân cấp huyện công nhận.
+ Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm có: Quy ước sau khi đã được hoàn chỉnh có chữ ký của Trưởng ấp, Bí thư chi bộ, Trưởng Ban công tác Mặt trận; Biên bản hội nghị cử tri hoặc biên bản lấy ý kiến cử tri; Công văn đề nghị công nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Đối với cấp huyện: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao Phòng Tư pháp chủ trì, phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin và các đơn vị liên quan xem xét, thẩm định nội dung quy ước.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phải xem xét, ra quyết định công nhận. Quy ước được công nhận phải có dấu giáp lai.
Trường hợp không công nhận quy ước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao Phòng Tư pháp chủ trì, phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin và các đơn vị liên quan tham mưu trả lời bằng văn bản, hướng dẫn để cơ sở chỉnh lý, hoàn thiện và trình lại quy ước để công nhận.