Điều 9. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa.
1.Tiếp nhận hồ sơ
a) Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của các Sở; UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.
b) Công chức làm nhiệm vụ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
- Đối với các hồ sơ không thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết:
Nếu cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết TTHC trực tiếp thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Nếu cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính, yêu cầu trực tuyến thì chuyển trả hồ sơ và hướng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết(theo mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quyết định này) hoặc chuyển trả hồ sơ và hướng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết bằng phần mềm trực tuyến (nếu có).
- Đối với hồ sơ chưa đúng, chưa đủ thì hướng dẫn cụ thể cho cá nhân, tổ chức (theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định này).
- Các hồ sơ không thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết; hồ sơ chưa đúng, chưa đủ sau khi hướng dẫn trực tiếp, hướng dẫn bằng văn bản đều phải được cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm điện tử (nếu có) (cột 14, mục ghi chú điền “đã hướng dẫn”, hướng dẫn bằng văn bản điền thêm số phiếu hướng dẫn).
- Đối với các hồ sơ đúng, đầy đủ, hợp lệ theo quy định:
Các công việc không giải quyết trong ngày phải viết phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trong đó ghi đầy đủ các nội dung, đồng thời cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm điện tử (nếu có) (theo mẫu tại Phụ lục I và Phụ lục V ban hành kèm theo Quyết định này).
Các công việc phải giải quyết trong ngày không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo quy định: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ từ tổ chức và cá nhân và chuyển bộ phận chuyên môn giải quyết ngay hồ sơ, trình lãnh đạo có thẩm quyền quyết định, vào sổ theo dõi, thu phí, lệ phí (nếu có) và trả kết quả cho tổ chức và cá nhân.
2. Chuyển giao hồ sơ
Tất cả các hồ sơ đúng, đầy đủ, hợp lệ, sau khi tiếp nhận theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định này), chuyển giao hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đến cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết trong ngày làm việc.
Trường hợp hồ sơ tiếp nhận sau 16h (mười sáu giờ) hàng ngày thì chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức liên quan vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày làm việc kế tiếp.
3. Giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, cơ quan, tổ chức phân công cán bộ, công chức giải quyết như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh: Công chức chuyên môn thẩm định, trình cấp có thẩm quyền ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ về Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định (có ký giao/nhận theo mẫu tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định này).
b) Đối với hồ sơ cần xác minh, kiểm tra: công chức chuyên môn báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị đề nghị tiến hành xác minh, kiểm tra. Quá trình xác minh, kiểm tra phải được lập biên bản, ghi rõ thành phần tham gia, thời gian, nội dung và kết quả xác minh, kiểm tra. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết.
- Hồ sơ qua xác minh, kiểm tra đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Hồ sơ qua xác minh, kiểm tra chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.
- Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức thẩm định báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
- Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, cơ quan (phòng, ban) chuyên môn, cán bộ được giao chủ trì xử lý hồ sơ phải trình Thủ trưởng các Sở; Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã ký văn bản xin lỗi nêu rõ nguyên nhân, lý do trả kết quả chậm, đồng thời hẹn thời gian trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm tổng hợp, theo dõi việc chậm, quá hạn giải quyết thủ tục hành chính.
c) Hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan, phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan cùng xử lý hồ sơ. Các phòng chuyên môn, các cơ quan có liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu phối hợp.
d) Đối với các hồ sơ theo quy định trước khi giải quyết, cơ quan, đơn vị phải lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan thì cơ quan, đơn vị phải có văn bản lấy ý kiến. Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến phải trả lời bằng văn bản trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc trong thời hạn được quy định trong văn bản đề nghị lấy ý kiến (Trường hợp pháp luật không quy định thời gian đóng góp ý kiến). Trường hợp quá thời hạn phải có văn bản gửi cơ quan, đơn vị lấy ý kiến, trong đó ghi rõ lý do quá hạn thời gian trả lời các nội dung lấy ý kiến.
Thời gian đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến phải hợp lý, tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến; trừ trường hợp nội dung công việc đã được UBND tỉnh quy định cụ thể.
4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ cơ quan (phòng, ban) chuyên môn chuyển đến, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập dữ liệu vào Sổ theo dõi hồ sơ, phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện như sau:
a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân, thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định. Khi trả kết quả giải quyết hồ sơ, hướng dẫn tổ chức, cá nhân ghi ngày nhận kết quả và ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ đồng thời giao nộp lại Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Trường hợp hồ sơ trình cấp có thẩm quyền giải quyết thì kết quả giải quyết được chuyển về đơn vị tiếp nhận giải quyết ban đầu để trả kết quả theo quy định;
b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);
c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả