Điều 13. Quy trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cơ quan hành chính nhà nước
1. Đối với phản ánh, kiến nghị về những vướng mắc cụ thể trong thực hiện các quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của cán bộ, công chức, cơ quan hành chính có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý theo trình tự sau:
| Các bước | Đơn vị thực hiện | Nội dung công việc |
| Bước 1 | Cơ quan, đơn vị tiếp nhận phản ánh, kiến nghị (Sở Tư pháp) | - Sở Tư pháp tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức; vào sổ tiếp nhận, tiến hành nghiên cứu, phân loại các phản ánh kiến nghị: + Phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền xử lý của Sở Tư pháp thì tiến hành xử lý và trả lời các phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Bước 2; + Phản ánh, kiến nghị không thuộc thẩm quyền xử lý của Sở Tư pháp thì ký văn bản chuyển cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định và báo cáo cho UBND tỉnh biết. - Lưu hồ sơ về các phản ánh, kiến nghị theo quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ. |
| Bước 2 | Cơ quan, đơn vị xử lý phản ánh, kiến nghị | - Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị từ Sở Tư pháp; - Xem xét tính chất và mức độ về hành vi của cán bộ, công chức, viên chức; - Căn cứ vào các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức, các quy định về trách nhiệm của người đứng đầu để áp dụng các hình thức xử lý phù hợp với tính chất, mức độ của các hành vi này; - Họp Hội đồng kỷ luật và quyết định phương án xử lý hành vi vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức; - Trong trường hợp nếu không thống nhất phương án xử lý về hành vi vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức thì báo cáo, trình Chủ tịch UBND tỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền cao hơn để xử lý; - Công bố, công khai, thông báo kết quả xử lý hành vi của cán bộ, công chức đến cá nhân, tổ chức và cơ quan có thẩm quyền theo một (hoặc nhiều) hình thức sau: + Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng; + Gửi công văn thông báo cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị + Gửi công văn báo cáo kết quả cho UBND tỉnh, Sở Tư pháp; + Đăng tải trên Trang Thông tin điện tử (website) của cơ quan, đơn vị; + Các hình thức khác. - Thực hiện lưu trữ hồ sơ về xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. |
2. Đối với phản ánh, kiến nghị về nội dung các quy định hành chính, cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý phải tuân thủ quy trình sau:
| Các bước | Đơn vị thực hiện | Nội dung công việc |
| Bước 1 | Cơ quan, đơn vị tiếp nhận phản ánh, kiến nghị (Sở Tư pháp) | - Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo nội dung, hình thức và yêu cầu về phản ánh, kiến nghị được quy định tại Điều 5, Điều 6 và Điều 7 của Quy chế này; - Tiếp nhận, vào Sổ tiếp nhận, nghiên cứu, đánh giá và phân loại phản ánh, kiến nghị theo các tiêu chí sau: + Phản ánh, kiến nghị không đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 7 của Quy chế này; + Phản ánh, kiến nghị quy định tại Điều 5 của Quy chế này thuộc thẩm quyền xử lý của Sở Tư pháp thì đề ra phương án xử lý và trả lời các phản ánh, kiến nghị theo thời gian quy định; + Phản ánh, kiến nghị không thuộc thẩm quyền xử lý của Sở Tư pháp thì chuyển phản ánh, kiến nghị tới cơ quan có thẩm quyền xử lý trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận và báo cáo cho UBND tỉnh biết. - Lưu giữ hồ sơ phản ánh, kiến nghị đã được tiếp nhận theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. |
| Bước 2 | Cơ quan, đơn vị xử lý phản ánh, kiến nghị | - Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị từ Sở Tư pháp; - Chuyển phản ánh, kiến nghị đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét; - Làm việc trực tiếp với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị (nếu xét thấy cần thiết) để làm rõ các nội dung phản ánh, kiến nghị; - Phân loại phản ánh, kiến nghị thành các loại như sau: + Phản ánh kiến nghị không đủ cơ sở xem xét, xử lý + Phản ánh, kiến nghị chưa đủ cơ sở để xem xét, xử lý và cần tiếp tục nghiên cứu + Phản ánh, kiến nghị đủ cơ sở để xem xét thì tiến hành nghiên cứu, đề xuất hình thức xử lý các phản ánh, kiến nghị - Nghiên cứu, xem xét quy định hành chính được phản ánh, kiến nghị theo các tiêu chí sau: + Sự cần thiết + Tính hợp lý, hợp pháp + Tính đơn giản, dễ hiểu + Tính khả thi + Sự thống nhất, đồng bộ với các quy định hành chính khác + Sự phù hợp với các Điều ước quốc tế khác mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập - Tham mưu các phương án xử lý phản ánh, kiến nghị có đủ cơ sở; - Dự thảo văn bản chuyển/thông báo/quyết định xử lý phản ánh, kiến nghị gửi đến Sở Tư pháp. |
| Bước 3 | Cơ quan, đơn vị xử lý phản ánh, kiến nghị | - Sở Tư pháp thẩm định nội dung các văn bản dự thảo, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh quyết định xử lý các phản ánh, kiến nghị theo các hình thức sau: - Sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, hủy bỏ quy định hành chính theo thẩm quyền; - Kiến nghị tới cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, hủy bỏ quy định hành chính không phù hợp; - Ban hành theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền ban hành quy định hành chính mới phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và yêu cầu quản lý nhà nước tại địa phương. |
| Bước 4 | Cơ quan, đơn vị xử lý phản ánh, kiến nghị | Công khai kết quả xử lý các phản ánh, kiến nghị theo một (hoặc nhiều) hình thức sau: - Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng; - Gửi công văn thông báo cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị; - Đăng tải trên Trang Thông tin điện tử của tỉnh; - Các hình thức khác. |
| Bước 5 | Cơ quan, đơn vị xử lý phản ánh, kiến nghị | Thực hiện lưu trữ hồ sơ về xử lý phản ánh, kiến nghị đã được xử lý theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ |
3. Đối với các phản ánh, kiến nghị thực hiện thông qua phiếu lấy ý kiến thì cơ quan hành chính nhà nước phải tuân thủ theo quy trình sau:
a) Chỉ áp dụng khi các cơ quan hành chính nhà nước muốn lấy ý kiến của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính cụ thể.
b) Xác định nội dung và đối tượng cần lấy ý kiến.
c) Lập phiếu lấy ý kiến.
d) Xác định cách thức gửi Phiếu lấy ý kiến và nhận ý kiến trả lời.
đ) Gửi đến tổ chức, cá nhân cần lấy ý kiến.
e) Theo dõi và đôn đốc các tổ chức, cá nhân trả lời theo hạn định.
g) Vào sổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị khi nhận được các ý kiến trả lời.
h) Tổng hợp, nghiên cứu, đánh giá và phân loại các ý kiến.
i) Quyết định xử lý phản ánh, kiến nghị theo thẩm quyền hoặc chuyển phản ánh, kiến nghị đến cấp có thẩm quyền xử lý.
k) Lưu giữ hồ sơ về phản ánh, kiến nghị đã được tiếp nhận theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.