Điều 4. Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về thời gian, địa điểm, nội dung đối thoại.
- Địa điểm tổ chức đối thoại phải đảm bảo trang trọng, có đủ điều kiện cần thiết phục vụ cho việc đối thoại.
- Khi tham gia đối thoại, mọi công chức phải mặc trang phục chỉnh tề, mặc trang phục của ngành (nếu có), đeo thẻ công chức đúng quy định. Mọi công dân tham gia buổi đối thoại phải xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy mời làm việc, giấy uỷ quyền (nếu được uỷ quyền) hoặc giấy tờ chứng minh là người đại diện theo quy định của pháp luật.