Điều 5. Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý khai thác, sử dụng thông tin
1. Khi nhận được văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử, bộ phận thư tại đơn vị có trách nhiệm kiểm tra chứng thư số, nếu đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc thì vào sổ công văn đến và xử lý như văn bản giấy theo quy trình xử lý văn bản của đơn vị.
2. Trường hợp những văn bản điện tử đến kèm theo hồ sơ khác (như hồ sơ các dự án,...), văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ Ủy ban nhân dân thành phố sẽ chuyển qua đường công văn, văn thư ký nhận, sau đó chuyển trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý hồ sơ.
3. Bộ phận văn thư tại đơn vị có trách nhiệm lưu trữ các thông tin như lưu trữ các văn bản bằng giấy theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.