Điều 5. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
Các phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua các hình thức đều phải được chuyển đến Tổ "Một cửa" theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận trực tiếp tại Nhà Thường trực:
- Tổ "Một cửa" hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Quy định này. Trường hợp phản ánh, kiến nghị không theo đúng quy định nói trên thì không tiếp nhận và hướng dẫn cá nhân, tổ chức sửa đổi cho phù hợp.
- Phát hành Phiếu Tiếp nhận cho tổ chức, cá nhân.
- Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy trình sử dụng phần mềm.
- Chuyển văn thư để vào sổ văn bản đến, văn thư chuyển lãnh đạo Văn phòng phân công cho các chuyên viên liên quan xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.
- Trường hợp tiếp nhận bằng điện thoại hoặc bằng Fax thì chuyên viên ghi chép trung thực nội dung vào sổ và phần mềm theo dõi.
2. Tiếp nhận qua văn thư:
- Trong quá trình xử lý văn bản đến, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm xác định các vấn đề liên quan phản ánh, kiến nghị để phân công chuyên viên thụ lý và yêu cầu văn thư sao, gửi cho Tổ "Một cửa" một bản để biết, sau đó chuyển văn bản gốc có phản ánh, kiến nghị cho chuyên viên thụ lý theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng;
- Tổ "Một cửa" tiến hành ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - xử lý theo quy trình sử dụng phần mềm để theo dõi;
3. Tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử tỉnh:
Phản ánh, kiến nghị tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử của tỉnh thể hiện dưới hai hình thức:
- Cá nhân, tổ chức trực tiếp phản ánh vào mục "ý kiến công dân, doanh nghiệp về thủ tục hành chính".
- Do Cổng thông điện tử tỉnh thu thập ý kiến phản ảnh trên báo chí rồi chuyển lại cho Tổ "một cửa".
Khi tiếp nhận theo hình thức này, Tổ "một cửa" thực hiện như sau:
a) Chuyên viên Tổ "Một cửa" ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - xử lý theo quy trình sử dụng phần mềm.
b) Lập Phiếu tiếp nhận và chuyển phản ánh, kiến nghị cho lãnh đạo Văn phòng phân công cho các chuyên viên liên quan xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.