Điều 4. Thiết lập Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị
a) Đối với hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên viết tắt của cơ quan, đơn vị>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: [email protected].
b) Đối với hộp thư công vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng tên của các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên huyện/thị xã/thành phố>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân thành phố Tuy Hòa có dạng: [email protected].
c) Đối với hộp thư công vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã: Sử dụng tên của các xã, phường, thị trấn và tên các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng:<tên cấp xã>.<tên cấp huyện>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của xã Hòa An thuộc huyện Phú Hòa có dạng: [email protected].
d) Đối với hộp thư điện tử công vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng tên viết tắt của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tên sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc>.<tên sở, ban, ngành hoặc tên cấp huyện>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tuy An có dạng: [email protected].
Tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: [email protected].
2. Định dạng hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a) Tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức được đặt tên theo nguyên tắc sau: họ, chữ lót và tên đầy đủ của cán bộ, công chức, viên chức bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng<họ, chữ lót, tên đầy đủ>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản của Nguyễn Văn A sẽ là: [email protected]
b) Đối với hộp thử thư điện tử cá nhân bị trùng lắp thì ưu tiên tài khoản cho các trường hợp này lần luợt như sau: <họ+chữ lót+tên+02 số cuối của năm sinh> or<họ+chữ lót+tên+ số tháng sinh + 02 số cuối của năm sinh>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: Trường hợp cùng tên Nguyễn Văn A thì tài khoản được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên là: [email protected], [email protected] (79 là 02 số cuối của năm sinh, 3 là số tháng sinh).
3. Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ hộp thư điện tử” tỉnh.