Điều 7. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Vị trí ký số:
a. Đối với vị trí ký số của cơ quan: Là vị trí trên cùng, bên trái, ở trang đầu tiên của văn bản.
b. Đối với vị trí ký số của cá nhân: Là vị trí ký tay trên văn bản giấy.
c. Đối với các văn bản như: Chương trình phối hợp, Biên bản, các loại văn bản có nhiều người ký, vị trí ký số trên văn bản điện tử được phân bổ hợp lý trên văn bản.
d. Các trường hợp khác:
- Dấu giáp lai: Văn bản điện tử được ký số khi chứng thư số còn hiệu lực đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản và không cần cơ chế giáp lai.
- Dấu treo: Văn bản điện tử được ký số khi chứng thư số còn hiệu lực đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản chính và các phụ lục, tài liệu kèm theo và thay thế hoàn toàn dấu treo trên các phụ lục, tài liệu. Nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính không thuộc cùng một tệp điện tử thì tài liệu đi kèm cần được ký số bởi chữ ký số của tổ chức.
2. Quy trình ký số:
a. Sử dụng một chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản:
- Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
- Quét văn bản với định dạng .pdf;
- Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan tổ chức mình, ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
b. Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số tổ chức để phát hành văn bản
- Soạn tệp văn bản điện tử, gửi trình ký;
- Lấy số văn bản, cập nhật vào tệp văn bản điện tử trình ký;
- Người ký duyệt ký số lên tệp văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;
- Văn thư sử dụng chứng thư số của tổ chức mình, ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
c. Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
3. Mẫu chữ ký
a. Mẫu chữ ký của cơ quan gồm 2 phần: Hình ảnh và thông tin như hình vẽ
| Hình ảnh | Thông tin |
Trong đó:
- Hình ảnh: Hình ảnh mặc định là biểu tượng của Ban Cơ yếu Chính phủ, các cơ quan, tổ chức có thể thay thế bằng hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức đơn vị mình.
- Thông tin bao gồm:
+ Người ký: Tên cơ quan (tên chứng thư số ký).
+ Email: Địa chỉ thư điện tử công vụ của cơ quan.
+ Cơ quan: Tỉnh Bình Định.
+ Thời gian ký: Hiển thị thời gian ký theo xác thực từ máy chủ cấp dấu thời gian của hệ thống Chứng thực do Ban Cơ yếu Chính phủ quản lý.
b. Mẫu chữ ký của cá nhân gồm 2 phần: Hình ảnh và thông tin như hình vẽ
| Hình ảnh | Thông tin |
Trong đó:
- Hình ảnh: Hình ảnh mặc định là biểu tượng của Ban Cơ yếu Chính phủ, các cá nhân có thể thay thế bằng hình ảnh chữ ký tay của cá nhân đó.
- Thông tin bao gồm:
+ Người ký: Tên người ký (tên chứng thư số ký).
+ Email: Địa chỉ thư điện tử công vụ tỉnh Bình Định của người ký.
+ Cơ quan: Tỉnh Bình Định.
+ Thời gian ký: Hiển thị thời gian ký theo xác thực từ máy chủ cấp dấu thời gian của hệ thống Chứng thực do Ban Cơ yếu Chính phủ quản lý.