Điều 5. Trình tự, thủ tục cho phép đoàn ra
1. Trình tự
a) Đoàn ra thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức đoàn ra nước ngoài có trách nhiệm gửi hồ sơ đề nghị về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) chậm nhất 20 ngày làm việc trước ngày xuất cảnh (trừ trường hợp đặc biệt do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trực tiếp), trong đó:
- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
+ Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cử đoàn ra.
+ Trường hợp đoàn ra với mục đích học tập hoặc trong một số trường hợp khác xét thấy cần thiết, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm lấy ý kiến bằng văn bản của Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trước khi tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. Các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời chậm nhất trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, sau thời gian trên nếu các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến không có phản hồi thì được hiểu là thống nhất với hướng đề xuất tham mưu của Sở Ngoại vụ.
- Chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản tham mưu của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định cử đoàn ra (hoặc trả lời không cho phép đoàn ra) theo quy định.
b) Đối tượng thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc Sở Ngoại vụ
Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức đoàn ra có trách nhiệm gửi hồ sơ đề nghị đến Sở Ngoại vụ, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Giám đốc Sở Ngoại vụ ra quyết định cử đoàn ra (hoặc trả lời không cho phép đoàn ra) theo quy định. Trong trường hợp xét thấy cần thiết, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan trước khi tham mưu, trình Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định. Các cơ quan đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời chậm nhất trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, sau thời gian trên nếu các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến không có phản hồi thì được hiểu là thống nhất với hướng đề xuất tham mưu của Sở Ngoại vụ.
2. Thủ tục
Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thành lập đoàn ra nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị đến Sở Ngoại vụ gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cho phép thành lập đoàn ra hoặc cử cán bộ ra nước ngoài (đối với trường hợp đoàn ra chỉ có 01 người). Nội dung văn bản nêu rõ: Lý do thành lập đoàn, mục đích chuyến đi, nội dung công tác, thành phần (Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; giới tính; nghề nghiệp, chức vụ; cấp bậc hàm (đối với sỹ quan, quân nhân); loại, bậc, ngạch (đối với cán bộ, công chức, viên chức)), thời gian đi, địa điểm đến, nguồn kinh phí (kinh phí được tài trợ hoặc kinh phí từ ngân sách tỉnh).
- Văn bản đồng ý của cơ quan chủ quản trong trường hợp đoàn ra nước ngoài là đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh và tương đương, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức công tác trong các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tham gia đoàn của tỉnh tổ chức, phải có ý kiến bằng văn bản (bản sao) của cơ quan ngành dọc cấp trên.
- Thư mời và chương trình của tổ chức nước ngoài hoặc trong nước sắp xếp và các giấy tờ khác liên quan đến việc đi nước ngoài (nếu có).
- Trường hợp đoàn ra có sử dụng kinh phí từ ngân sách tỉnh; cơ quan, đơn vị có nhu cầu thành lập đoàn ra phải nêu rõ: sử dụng kinh phí từ ngân sách của tỉnh toàn bộ hay một phần, nguồn kinh phí đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt chưa và lấy từ đâu; trường hợp chưa được phê duyệt thì cơ quan, đơn vị phải nêu rõ đề xuất cấp mới hay bổ sung và có văn bản dự trù kinh phí kèm theo.