Điều 12. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài
1. Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nhân sự mà mình cử hoặc cho phép; đồng thời có trách nhiệm tổ chức quản lý hộ chiếu, cụ thể:
- Giao hộ chiếu đúng đối tượng và đúng mục đích chuyến đi;
- Thu giữ và quản lý hộ chiếu (hộ chiếu ngoại giao, công vụ) sau mỗi chuyến đi nước ngoài;
- Trường hợp hộ chiếu bị mất, phải thông báo ngay cho Sở Ngoại vụ để thông báo cho cơ quan đã cấp hộ chiếu đó biết để xử lý;
- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị thì phải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ quản mới để theo dõi, quản lý;
- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, xuất ngũ, chết, mất tích…) mà hộ chiếu (đã cấp) vẫn còn giá trị thì phải thu hồi và nộp cho cơ quan cấp hộ chiếu để hủy.
2. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoài, phải quy định quy chế quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của người hay bộ phận trực tiếp quản lý hộ chiếu; trách nhiệm của người được giao sử dụng hộ chiếu; phải lập sổ quản lý hộ chiếu; cơ chế giao nhận hộ chiếu; chế độ báo cáo; xử lý vi phạm.