Điều 4: Kể từ ngày 01/01/2002 các thông tin vi phạm, sau khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, phải được ghi vào các phiếu thông tin ban hành kèm theo Quyết định này và phải được cập nhật vào máy tính ngay trong ngày (kể cả ngày lễ và ngày nghỉ) để truyền lên cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố và truyền lên Trung tâm dữ liệu của Tổng cục Hải quan.
Các phiếu thông tin được lưu trữ có hệ thống cùng với bộ hồ sơ về xử lý vi phạm.