Điều 4:
1. Chỉ những công chức hải quan làm các nghiệp vụ thủ tục hải quan đối với hàng hoá, hành lý xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, kiểm tra sau thông quan, thanh khoản hồ sơ hải quan, hoàn thuế, khấu trừ thuế mới được sử dụng dấu nghiệp vụ. Những công chức hải quan không có trách nhiệm hoặc không được giao nhiệm vụ có liên quan đến dấu nghiệp vụ thì không được sử dụng dấu nghiệp vụ.
2. Hết giờ làm việc hoặc những khi không có nhu cầu sử dụng, dấu nghiệp vụ phải để vào nơi an toàn và phải do một công chức hải quan chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý theo quy định của đơn vị. Khi công chức hải quan được giao nhiệm vụ chuyên trách bảo quản con dấu vắng mặt phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị và bàn giao lại con dấu cho công chức hải quan khác quản lý theo chỉ định của Lãnh đạo đơn vị.
3. Lãnh đạo Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích các loại dấu nghiệp vụ. Trong trường hợp cần thiết phải có dấu nghiệp vụ để giải quyết công việc ở nơi xa cơ quan, đơn vị, công chức hải quan thực hiện công tác nghiệp vụ được mang dấu đi theo, nhưng phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Hải quan và phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng đúng mục đích và bảo quản dấu nghiệp vụ trong thời gian mang ra khỏi cơ quan, đơn vị.
4. Giao nhận dấu nghiệp vụ: Khi giao dấu nghiệp vụ cho các đơn vị cơ sở sử dụng, Cục Hải quan tỉnh, thành phố phải giao trực tiếp cho Lãnh đạo đơn vị sử dụng và công chức hải quan được giao nhiệm vụ quản lý và cất giữ dấu nghiệp vụ, phải vào sổ sách theo dõi và ký nhận.