Điều 23. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả các văn bản đến, hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải được theo dõi trên phần mềm quản lý văn bản của Văn phòng UBND tỉnh. Trường hợp cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận. Việc phát, chuyển văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền. Đối với văn bản đến, văn bản đi thuộc loại văn bản khẩn, người tiếp nhận phải xử lý ngay khi nhận được văn bản.
Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu, văn bản đến, hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật và theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các văn bản của các sở, ngành, UBND cấp huyện, các tổ chức trong tỉnh gửi UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu ký và đóng dấu đúng thẩm quyền. Trường hợp nội dung trình có đề xuất ban hành văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thì hồ sơ trình phải có dự thảo văn bản đính kèm.
Quy định về hình thức văn bản trình (giấy, điện tử) của các sở, ngành, UBND cấp huyện và các cơ quan đơn vị liên quan và quy định về danh mục trao đổi hoàn toàn điện tử hoặc danh mục văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm bản giấy thực hiện theo Quyết định 04/2021/QĐ-UBND ngày 15 tháng 03 năm 2021 của UBND tỉnh ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa và các văn bản pháp luật có liên quan.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có văn bản lấy ý kiến nhưng cơ quan được hỏi ý kiến chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa trả lời.
4. Các văn bản trình giải quyết công việc phải là bản chính và chỉ gửi một bản cho UBND tỉnh hoặc Chủ tịch UBND tỉnh theo thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND tỉnh, thủ tục gửi văn bản đến UBND tỉnh thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.