Điều 21. Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành sau khi được phê duyệt.
2. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo Quyết định số 4235/QĐ-UBND ngày 20 tháng 8 năm 2018 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Mã định danh các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: 000.00.01.H56 .2011.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2011 của Văn phòng UBND Thành phố. Trong đó: 000.00.01.H56 là mã định danh của Văn phòng UBND Thành phố; 2011 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
3. Khi công việc hoàn thành, người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.