Điều 12. Cán bộ xử lý đơn thư
1. Khi tiếp nhận đơn thư đến cơ quan, cán bộ tiếp dân và xử lý đơn thư phải tiến hành cập nhật thông tin vào hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo.
Trường hợp đơn thư tố cáo hoặc đơn có tính chất đặc biệt, nghiêm trọng cần đảm bảo bí mật thông tin thì thực hiện theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo và các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Đối với những đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khi đã có quyết định giải quyết, cán bộ có trách nhiệm nhập kết quả vào hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo, nhằm tạo thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
4. Các văn bản chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản hồi báo của cơ quan khác cần được số hóa (scan) để cập nhật vào phần mềm.