Điều 4. Quy trình xét Giải thưởng 5 năm về Văn học – Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc
1. Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc (cơ quan thường trực của Hội đồng Văn học Nghệ thuật tỉnh), theo chu kỳ xét trao Giải, có trách nhiệm đề xuất việc xây dựng và thông báo rộng rãi Kế hoạch xét trao Giải, đề xuất thành lập các tiểu ban văn học – nghệ thuật theo từng chuyên ngành, để giúp việc cho Hội đồng xét Giải, Hội đồng Văn học Nghệ thuật, trong quá trình hoạt động xét Giải.
2. Sau khi nhận được thông báo xét giải, người tham dự xét Giải, phải gửi hồ sơ đăng ký dự xét Giải, trong đó gồm cả các tác phẩm, về Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc theo đúng thời gian, mẫu phiếu đăng ký, số lượng tác phẩm (Do Hội đồng Văn học – Nghệ thuật tỉnh quy định cụ thể).
3. Hết thời hạn nhận hồ sơ dự xét Giải, Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm tổng hợp chung, phân nhóm các tác phẩm dự xét Giải theo thể loại, trình Hội đồng Văn học Nghệ thuật tỉnh, để tiến hành các bước tiếp theo của quy trình chấm, xét Giải.
4. Quy trình xét giải như sau:
a. Vòng 1 (sơ khảo): Các Tiểu ban Văn học nghệ thuật của Hội đồng xét Giải thởng 5 năm về Văn học – Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm đọc, chấm, thống nhất xếp loại theo A,B,C bằng bỏ phiếu kín từng tác phẩm, lập biên bản kết quả xét giải vòng sơ khảo và báo cáo Hội đồng xét Giải về tư tưởng, nội dung, nghệ thuật của từng tác phẩm được xếp loại.
b. Vòng 2: Hội đồng xét Giải tiến hành đọc, chấm, thống nhất và xếp loại A, B, C bằng bỏ phiếu kín các tác phẩm đã qua vòng sơ khảo và lập biên bản kết quả xét giải báo cáo Hội đồng VHNT tỉnh.
Hội đồng xét Giải có trách nhiệm báo cáo cụ thể với Hội đồng Văn học Nghệ thuật tỉnh về tư tưởng, nội dung, nghệ thuật của từng tác phẩm đã qua các bước xếp loại trên.
c. Vòng 3: Hội đồng Văn học - Nghệ thuật tỉnh thảo luận, xem xét cụ thể và tiến hành bỏ phiếu kín cho từng tác phẩm. Trên cơ sở kết quả đó, Hội đồng Văn học Nghệ thuật tỉnh tiến hành phân loại các giải thưởng và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
5. Trong cả 3 vòng bỏ phiếu kín, nếu thành viên Hội đồng VHNT, Hội đồng xét giải hoặc thành viên các Tiểu ban có tác phẩm dự xét giải thì thành viên đó không được tham dự bỏ phiếu cho tác phẩm của mình.