Điều 5. Vận chuyển, giao, nhận, thu hồi tài liệu, vật chứa BMNN
1. Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật chứa BMNN trong các cơ quan, đơn vị, địa phương và giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương trong và ngoài tỉnh do người làm công tác liên quan đến BMNN, người làm công tác giao liên hoặc văn thư của các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện. Cán bộ, công chức, viên chức và các cá nhân làm công tác liên quan trực tiếp đến BMNN chỉ vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa BMNN khi lãnh đạo cơ quan, đơn vị, địa phương chỉ đạo.
Vận chuyển tài liệu, vật chứa BMNN qua dịch vụ bưu chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về bưu chính.
2. Giao, nhận tài liệu, vật chứa BMNN (trừ trường hợp gửi, nhận văn bản điện tử BMNN)
a) Trước khi giao tài liệu, vật chứa BMNN đi phải đăng ký vào “Sổ đăng ký BMNN đi” hoặc bằng Hệ thống quản lý văn bản điện tử BMNN. Tài liệu, vật chứa BMNN đi độ “Tuyệt mật” không được ghi trích yếu.
Việc giao, nhận tài liệu, vật chứa BMNN đi được thực hiện tại “Sổ đăng ký BMNN đi” hoặc “Sổ chuyển giao BMNN”.
Tài liệu, vật chứa BMNN đi phải làm bì hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc; ngoài bì đóng dấu chữ “A” hoặc “B” hoặc “C” tương ứng với độ mật cao nhất của tài liệu, vật chứa BMNN bên trong. Trường hợp tài liệu, vật chứa BMNN đi gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết phải đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
b) Sau khi nhận tài liệu, vật chứa BMNN đến phải đăng ký vào “Sổ đăng ký BMNN đến” hoặc bằng Hệ thống quản lý văn bản điện tử BMNN. Tài liệu, vật chứa BMNN đến độ “Tuyệt mật” không được ghi trích yếu và chỉ được mở bì khi người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp nhận BMNN cho phép.
Việc giao, nhận tài liệu, vật chứa bí BMNN đến được thực hiện tại “Sổ đăng ký BMNN đến” hoặc “Sổ chuyển giao BMNN”.
Trường hợp tài liệu, vật chứa BMNN đến mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương giải quyết.
Trường hợp tài liệu, vật chứa BMNN được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định về bảo vệ BMNN thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương nhận tài liệu, vật chứa BMNN hoặc người có tên trên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục.
Trường hợp phát hiện tài liệu, vật chứa BMNN gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì bên giao và bên nhận phải lập biên bản ghi nhận sự việc, báo cáo người có thẩm quyền của bên giao, bên nhận biết; đồng thời, thông báo cho bên gửi để phối hợp giải quyết.
c) Giao, nhận tài liệu, vật chứa BMNN với số lượng lớn thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 4 Điều 6 Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.
d) Bên giao và bên nhận tài liệu, vật chứa BMNN phải đối chiếu về số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa BMNN. Trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai sót trong đóng bì, đóng gói thì bên nhận yêu cầu bên giao gửi bổ sung, xử lý trước khi vào sổ theo dõi và ký nhận.
3. Gửi, nhận văn bản điện tử BMNN thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.
4. Văn bản điện tử BMNN khi in ra để giao, nhận phải đóng dấu “Bản in văn bản điện tử BMNN” trên văn bản theo quy định tại Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.
5. Trường hợp tài liệu, vật chứa BMNN đăng ký bằng “Sổ đăng ký BMNN điện tử”, Hệ thống quản lý văn bản điện tử BMNN và phương tiện để đăng ký tài liệu, vật chứa BMNN thực hiện theo quy định tại khoản 7 Điều 6 Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.
6. Việc thu hồi văn bản điện tử BMNN thực hiện theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.
7. Việc chuyển, giao, nhận điện mật, sản phẩm mật mã để bảo vệ thông tin BMNN thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.