Điều 19. Quản lý các hoạt động đối với Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động là các Vụ, Ban
1. Trên cơ sở kế hoạch, dự toán kinh phí và kế hoạch đấu thầu hàng năm đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt và đề cương, dự toán chi tiết được Văn phòng Ban Chỉ đạo phê duyệt. Văn phòng Ban Chỉ đạo và Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động xây dựng hoặc thuê tư vấn xây dựng hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, tổ chức thẩm định, đấu thầu theo quy định hiện hành. Kinh phí thu bán hồ sơ mời thầu (nếu có) do Văn phòng Ban Chỉ đạo quản lý, sử dụng theo quy định hiện hành.
2. Xây dựng và ký hợp đồng
a) Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động và Văn phòng Ban Chỉ đạo xây dựng hợp đồng, thực hiện đàm phán hợp đồng. Các hợp đồng bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định.
b) Sau khi hoàn chỉnh hợp đồng, Chánh Văn phòng Ban Chỉ đạo cùng Thủ trưởng đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động ký hợp đồng với tư cách bên A, đóng dấu của Văn phòng Ban chỉ đạo.
c) Hồ sơ hợp đồng gồm hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng, được Văn phòng Ban Chỉ đạo quản lý theo quy định hiện hành.
3. Quản lý thực hiện hợp đồng
a) Tùy theo từng loại hợp đồng, quản lý thực hiện hợp đồng có thể bao gồm những nội dung sau: quản lý về tiến độ; quản lý về chất lượng; quản lý về khối lượng và giá của hợp đồng; quản lý về điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác của hợp đồng.
b) Văn phòng Ban Chỉ đạo và Đơn vị phối hợp hoạt động chịu trách nhiệm quản lý thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp có điều chỉnh hợp đồng, Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động và Văn phòng Ban Chỉ đạo ký điều chỉnh hợp đồng.
4. Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
a) Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động và Văn phòng Ban Chỉ đạo tổ chức nghiệm thu, nhận bàn giao và quản lý sản phẩm hợp đồng. Đối với các sản phẩm theo qui định phải lập Hội đồng nghiệm thu. Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động có văn bản đề nghị Chánh Văn phòng Ban chỉ đạo quyết định thành lập Hội đồng theo qui định hiện hành đối với từng loại sản phẩm.
b) Kết quả, biên bản nghiệm thu được chuyển về Văn phòng Ban Chỉ đạo làm thủ tục thanh quyết toán hoạt động.
6. Tạm ứng, thanh toán và quyết toán hợp đồng
a) Văn phòng Ban Chỉ đạo chịu trách nhiệm tạm ứng và thu hồi tạm ứng, thanh toán hợp đồng theo qui định đối với từng loại hợp đồng và thỏa thuận trong hợp đồng đã ký.
b) Sau khi tạm ứng hoặc thu hồi tạm ứng hay thanh toán, Văn phòng Ban Chỉ đạo thông báo cho Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động.
c) Quyết toán hợp đồng được thực hiện theo Biên bản nghiệm thu hợp đồng và bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán. Văn phòng Ban Chỉ đạo và Đơn vị phối hợp thực hiện hoạt động chịu trách nhiệm quyết toán hợp đồng.