Điều 7. Tổ chức triển khai chương trình đối ngoại đã dược phê duyệt.
1. Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện các Hoạt động đối ngoại theo chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm đã được UBND tỉnh ban hành.
2. Khi triển khai các hoạt động đối ngoại trong Chương trình, Sở Ngoại vụ chủ động phối hợp với các đơn vị xây dựng nội dung, kế hoạch thực hiện cụ thể trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để thực hiện.
3. Đối với những hoạt động phát sinh ngoài Chương trình đã được phê duyệt và chưa kịp bổ sung trình Thủ tướng Chính phủ đúng kỳ hạn nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo giải quyết và thông báo kịp thời cho Bộ Ngoại giao báo cáo Thủ tướng Chính phủ ngay sau khi kết thúc hoạt động.
Điều 8. Tổ chức và quản lý đoàn đi nước ngoài (đoàn ra)
1. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tham mưu trình UBND tỉnh xem xét việc đi nước ngoài đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của tỉnh theo quy định; tổng hợp, thẩm định, hướng dẫn triển khai, kiểm tra việc thực hiện các quy trình, thủ tục giải quyết và quản lý đối với tất cả các đoàn đi nước ngoài.
2. Đối với đoàn lãnh đạo tỉnh đi công tác nước ngoài
a) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác lãnh sự, lễ tân và đảm bảo chuyến công tác an toàn, hiệu quả; thông báo cho cơ quan đại dịện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động ít nhất trước 7 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận đồng thời gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
b) Trưởng đoàn công tác chỉ định cơ quan chuyên môn chuẩn bị nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác phục vụ chuyến đi công tác nước ngoài.
3. Đối với chương trình đi công tác nước ngoài của các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố
Các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố có văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh; văn bản cần nêu rõ mục đích, thành phần, nội dung, địa điểm, thời gian, nguồn kinh phí (có kèm theo thư mời, Đề án hoặc kế hoạch và lịch trình chuyến đi...) gửi Sở Ngoại vụ thẩm định, báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
4. Đối với việc cử cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh đi nước ngoài
Cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh đi nước ngoài để học tập, nghiên cứu có sử dụng kính phí chi từ ngân sách Nhà nước, do Ban Tổ chức tỉnh ủy, Sở Nội vụ thẩm định trình thường trực tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
5. Xét duyệt, cấp và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
a) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và hướng đẫn đầy đủ thủ tục hợp lệ theo quy định hiện hành của Nhà nước trong việc cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cán bộ, công chức trong tỉnh khi được cấp có thẩm quyền quyết định cử hoặc cho phép ra nước ngoài.
b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ cơ quan, đơn vị mình, bao gồm các công việc:
- Lập sổ theo dõi việc giao nhận hệ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
- Khi người được cấp hộ chiếu được điều động, luân chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác thì chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý cán bộ đó quản lý theo quy định.
- Kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
- Thu hồi hộ chiếu của những người đã nghỉ hưu, thôi việc hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích hoặc không thuộc diện được sử dụng hộ chiếu để chuyển cho Sở Ngoại vụ đề nghị Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu.
c) Cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh đi nước ngoài trong thờo hạn 05 ngày làm việc kể từ khi kết thúc chuyến công tác ở hước ngoài phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan, đơn vị mình quản lý không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân; Trường hợp mất hộ chiếu phải khai báo về việc mất hộ chiếu theo quy định.
6. Cấp và quản lý thẻ doanh nhân APEC: Thực hiện theo Quyết định số 45/2006/QĐ-TTg ngày 28/2/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế cấp và quản lý thẻ đi lại của doanh nhân APEC.
Sở Ngoại vụ là đầu mối tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét cho phép sử dụng thẻ đi lại của doanh nhân APEC đối với doanh nhân và công chức, viên chức thuộc tỉnh Hà Giang trong việc đi lại thực hiện các hoạt động hợp tác kinh doanh, thương mại, đầu tư, dịch vụ; tham dự các hội nghị, hội thảo, và các mục đích kinh tế khác tại các nước và các vùng lãnh thổ thuộc APEC tham gia chương trình.
7. Thời gian giải quyết:
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản hợp lệ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm quyết định giải quyết các thủ tục thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ.
Trong thời gian 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản hợp lệ, UBND tỉnh quyết định giải quyết các thủ tục thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.