Điều 5. Tiếp nhận hồ sơ
1. Trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ
a) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (sau đây gọi là Bộ phận Một cửa) của Sở Tài nguyên và Môi trường cử cán bộ, viên chức tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, cấp đổi, cấp lại, đính chính và thu hồi Giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND tỉnh đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; cung cấp trích lục thửa đất, trích đo thửa đất, đo đạc chỉnh lý thửa đất theo quy định.
b) Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cử cán bộ, viên chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Bộ phận Một cửa cấp huyệntrong lĩnh vực đăng ký cấp Giấy chứng nhận, cấp đổi, cấp lại, đính chính và thu hồi Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi nhánh văn phòng Đăng ký đất đai, UBND cấp huyện và của Sở Tài nguyên và Môi trường; cung cấp trích lục thửa đất, trích đo thửa đất, đo đạc chỉnh lý thửa đất theo quy định.
c) Bộ phận Một cửa cấp huyện cử cán bộ, công chức thuộc UBND cấp huyện tiếp nhận, trả kết quả trong lĩnh vực chuyển mục đích sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân.
d) Bộ phận Một cửa cấp xã nơi có đất cử công chức tiếp nhận hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam có nhu cầu nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa cấp xã (trừ hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất) theo quy định pháp luật.
2. Phương thức tiếp nhận
a) Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường, của UBND cấp huyện đã được UBND tỉnh ký duyệt.
b) Trách nhiệm của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ:
- Hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác; trường hợp phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ chỉ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung một lần.
- Tiếp nhận, chuyển hồ sơ, theo dõi việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định; cập nhật hồ sơ đã tiếp nhận vào Phần mềm quản lý và cấp mã số hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thông qua Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
- Khi tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của địa phương.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 15 của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (gọi tắt là Nghị định số 61/2018/NĐ-CP) và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
+ Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quảvà trao cho cho người nộp hồ sơ.