Điều 15. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
1. Người được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ là công chức, viên chức theo lĩnh vực được phân công tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo đúng quy định:
a) Trường hợp hồ sơ đã thực hiện đúng với quy định thì phải tiếp nhận, nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm Một cửa điện tử và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả gửi cho cá nhân, tổ chức; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử (trừ trường hợp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến) để cập nhật vào phần mềm Một cửa điện tử.
Đối với hồ sơ được nộp thông qua dịch vụ bưu chính hoặc dịch vụ công trực tuyến, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình quy định tại Điều 16 của Quy chế này.
b) Trường hợp hồ sơ còn thiếu, chưa đúng với quy định thì thực hiện hướng dẫn cụ thể theo quy định tại khoản 2 Điều 13 của Quy chế này, kể cả đối với trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, dịch vụ công trực tuyến (Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân qua Cổng Dịch vụ công hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích).
c) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, phải nêu rõ lý do bằng văn bản.
2. Mỗi hồ sơ TTHC được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ theo quy định và ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để phục vụ cho cá nhân, tổ chức sử dụng mã số hồ sơ tra cứu tiến độ giải quyết TTHC.
3. Trường hợp TTHC có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào phần mềm Một cửa điện tử (áp dụng cho trường hợp TTHC có quy định thời gian giải quyết nhưng cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận thực hiện giải quyết và trả kết quả ngay); trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức phải cung cấp cho người nộp hồ sơ.
4. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết, trả kết quả ngay tại chỗ cho cá nhân, tổ chức thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả ngay tại chỗ theo quy định tại Quy chế này và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào phần mềm Một cửa điện tử.