Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu
1. Cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu được quy định tại Khoản 3, Điều 2 quy định này bao gồm:
a) Văn phòng Tỉnh ủy quản lý hộ chiếu của Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý.
b) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hộ chiếu của đại biểu Quốc hội hoạt động chuyên trách tại địa phương; Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh (trừ trường hợp Bí Thư Tỉnh ủy kiêm Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh do Văn phòng Tỉnh ủy quản lý hộ chiếu), Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh, Trưởng ban, Phó Trưởng ban chuyên trách của Hội đồng nhân dân tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý.
c) Các Sở, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh Bắc Kạn, các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý.
d) Văn phòng các huyện ủy, thành ủy quản lý hộ chiếu của Bí thư, Phó Bí thư huyện ủy, thành ủy và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do huyện ủy, thành ủy quản lý.
đ) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố quản lý hộ chiếu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố quản lý;
e) Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, việc giao quyền quản lý hộ chiếu do cơ quan chủ quản trong hệ thống ngành dọc quy định.
2. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu
a) Lập sổ theo dõi lưu giữ, quản lý hộ chiếu, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi hộ chiếu được cất giữ tại cơ quan trực tiếp quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, hư hỏng (theo mẫu số 01).
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài và thu lại hộ chiếu khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài. Việc giao, nhận hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn dưới 06 tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp, đổi hộ chiếu khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (theo mẫu số 02).
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác (bàn giao bằng văn bản).
d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp thu hồi hộ chiếu kịp thời.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài để báo cáo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu của cơ quan mình quản lý bị mất, bị thất lạc hoặc hư hỏng.
e) Rà soát, tổng hợp báo cáo và bàn giao hộ chiếu của những cán bộ, công chức, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, tử vong, bị mất tích cho cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài để thông báo cho Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những trường hợp trên.
g) Báo cáo cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quy định này và báo cáo tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu của cơ quan, đơn vị mình theo quy định (theo mẫu số 03).