Điều 8. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Các loại văn bản thực hiện gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành (Quản lý văn bản điều hành) và hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh. Các loại văn bản không cần gửi văn bản giấy mà chỉ gửi văn bản điện tử thực hiện theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh (như Giấy mời, các loại văn bản dự thảo, các loại văn bản không quan trọng...). Việc ký số trên văn bản điện tử thực hiện theo trình tự như sau:
a) Đối với chứng thư số cấp cho tổ chức:
- Cán bộ Văn thư của tổ chức điền số của văn bản, ngày, tháng, năm ban hành vào văn bản điện tử, kiểm tra ký hiệu văn bản, thực hiện chuyển văn bản điện tử sang định dạng Portable Document Format (.pdf) dành cho các tài liệu chỉ đọc theo quy định tại Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01/7/2011 của Bộ Thông tin và Truyền Thông.
- Người có thẩm quyền ký số các văn bản điện tử, thực hiện ký số văn bản điện tử định dạng .pdf, ngày ký số trên văn bản điện tử, đúng theo ngày ban hành văn bản.
b) Đối với chứng thư số cấp cho cá nhân:
- Cán bộ Văn thư của tổ chức điền số của văn bản, ngày, tháng, năm ban hành vào văn bản điện tử, kiểm tra ký hiệu văn bản, thực hiện chuyển văn bản điện tử sang định dạng .pdf dành cho các tài liệu chỉ đọc theo quy định Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01/7/2011 của Bộ Thông tin và Truyền Thông và chuyển đến người có thẩm quyền ký văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành của đơn vị.
- Người có thẩm quyền ký văn bản, thực hiện ký số văn bản điện tử đã định dạng .pdf, ngày ký số trên văn bản điện tử, đúng theo ngày ban hành văn bản và chuyển đến văn thư phát hành văn bản đi theo quy định.
2. Vị trí ký số trên văn bản điện tử:
a) Vị trí ký số của khóa công khai ký trên văn bản điện tử, được ký tại vị trí số “7c và 8” của Phụ lục II “sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản” ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (trong trường hợp ký bằng phần mềm VSign PDF do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp) hoặc ký tại góc phải phía trên văn bản đối với chứng thư số của tổ chức, tại góc giữa phía trên văn bản đối với chứng thư số của lãnh đạo đơn vị, tại góc trái phía trên văn bản đối với chứng thư số của lãnh đạo phòng (trong trường hợp ký bằng phần mềm Quản lý văn bản điều hành của tỉnh).
b) Trường hợp các văn bản như: Chương trình phối hợp, quy chế phối hợp, các loại văn bản có nhiều người ký, vị trí ký số của khóa công khai trên văn bản sẽ được phân bổ hợp lý trên văn bản.
c) Các trường hợp khác:
- Dấu giáp lai: Văn bản điện tử được ký số (chứng thư số còn hiệu lực) đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản, nên thay thế hoàn toàn dấu giáp lai.
- Dấu treo: Văn bản điện tử được ký số (chứng thư số còn hiệu lực) đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản chính và kể cả các phụ lục, tài liệu kèm theo, nên thay thế hoàn toàn dấu treo trên các phụ lục, tài liệu.
d) Khóa công khai đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin sau: chữ ký mẫu của người ký; ảnh con dấu của tổ chức; thời gian ký; tên người ký, địa chỉ thư điện tử tỉnh Gia Lai cấp cho người ký đối với chứng thư số cấp cho cá nhân hoặc địa chỉ thư điện tử công vụ tỉnh Gia Lai cấp cho tổ chức, tên cơ quan đối với chứng thư số cấp cho tổ chức. Ảnh chữ ký mẫu của người ký (màu mực xanh), con dấu của tổ chức (màu mực đỏ) và các thông tin nêu trên được thiết kế rõ nét. Khi ký số trên văn bản, khóa công khai thể hiện cân đối tại vị trí ký số trong khung hình chữ nhật, có chiều dài 65-80 mm, chiều rộng 35-40 mm.