Điều 4. Kê khai và nộp phí qua cửa khâu
Để thực hiện nộp phí qua cửa khẩu, khách hàng có thể lựa chọn một trong các hình thức sau đây:
- Nộp phí trực tuyến và lấy biên lai điện tử qua mạng internet.
Khách hàng có nhu cầu nộp phí qua cửa khẩu đăng nhập vào hệ thống tại địa chì http://thuphichalo.vn để nộp phí trực tuyến. Khách hàng thực hiện các bước theo hướng dẫn trên hệ thống để kê khai thông tin, tiến hành thanh toán trực tuyến qua hệ thống để thực hiện nộp phí và in bản thê hiện của biên lai điện tử.
Biên lai điện tử đã phát hành là chứng từ thanh toán hợp lệ, khách hàng sau khi đã nhận bản thể hiện của biên lai điện tử không thể tự ý sửa đổi thông tin trên hệ thống để in lại biên lai khác. Trường hợp sửa đổi thông tin biên lai, khách hàng phải liên hệ với nhân viên thu phí để được hướng dẫn thực hiện theo quy định ở Khoản 4, Điều 4 của Quy trình này. Khách hàng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai, đảm bảo phù hợp với phương tiện, loại hàng, loại hình, trọng tải thực và trọng tải thiết kế của phương tiện.
Khách hàng liên hệ với Đơn vị thu phí mở tài khoản trực tuyến để nộp phí trên hệ thống thu phí tại địa chỉ http://thuphichalo.vn. Đe đảm bảo an toàn, thuận lợi trong thanh toán phí, khuyến nghị khách hàng nên mờ tài khoản và khai báo thông tin đầy đủ, chính xác khi nộp phí trực tuyển.
- Nộp phí và nhận biên lai trực tiếp tại cửa khẩu
Trường họp khách hàng chưa nộp phí qua mạng trực tuyến hoặc trong trường họp mạng trực tuyến có sự cố thì đến tại cửa khẩu để nộp phí qua cửa khẩu. Căn cứ vào tờ khai Hải quan, tờ khai phương tiện, khách hàng cung cấp thông tin đê nhân viên thu phí thực hiện khai báo lên hệ thống. Khách hàng thanh toán phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản có xác nhận của ngân hàng theo mức quy định, nhân viên thu phí thực hiện in biên lai điện tử và giao cho khách hàng.
- Nộp phí trước cho phương tiện theo lô hàng hoặc khoảng thời gian
Căn cứ vào nhu cầu và kế hoạch vận chuyển, khách hàng có thể nộp phí qua cửa khẩu một lần cho toàn bộ phương tiện vận tải chở hàng hóa, chở người
qua cửa khẩu trong khoảng thời gian và số lượng xác định trước. Các bước tiên hành cụ thể như sau:
- Xác định danh sách phương tiện bổ trí vận chuyên và gửi về Đội Quản lý thu phí để đăng ký biển số xe, số lượng hàng hóa, khoảng thời gian vận chuyên, hình thức thanh toán phí và sổ điện thoại, email chính thức để giao dịch với Đơn vị thu phí.
- Căn cứ nhu cầu vận chuyển, khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của Đơn vị thu phí. Sau khi chuyển tiền, khách hàng thông báo cho Đơn vị thu phí bằng điện thoại, bản fax hoặc email có đính kèm bản sao chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng.
- Đơn vị thu phí kiêm tra xác thực việc chuyển tiền và tiến hành cập nhật số dư tài khoản đồng thời gửi phản hồi vào số điện thoại và email đăng ký chính thức để xác nhận việc chuyến khoản thành công của khách hàng.
- Khi mỗi lần phương tiện qua cửa khẩu, cãn cứ vào tờ khai Hải quan, tờ khai phương tiện, nhân viên thu phí thực hiện khai báo lên hệ thống đồng thời cấp biên lai cho khách hàng. Hệ thống sè tự động khấu trừ dân từng lượt phương tiện thực tế đã qua cửa khẩu đổi với số dư tài khoản của khách hàng trên hệ thống.
- Xử lý các sự cố sai thông tin, biên lai hỏng
Khách hàng chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với thông tin kê khai và biên lai đã nộp phí trực tuyến đảm bảo đúng với phương tiện qua cửa khẩu. Trường họp có sai lệch so với thực tế phương tiện qua cửa khẩu thì nguyên tắc xử lý như sau:
- Trường hợp biên lai mà khách hàng đã nộp phí có mệnh giá cao hơn mức phí thực tế của phương tiện phải nộp thì phương tiện thông quan bình thường và khách hàng không được hoàn tiền chênh lệch.
- Trường hợp biên lai mà khách hàng đã nộp phí có mệnh giá thấp hơn mức phí thực tế của phương tiện phải nộp thì khách hàng liên hệ nhân viên thu phí để nộp bổ sung hoặc thu hồi biên lai cũ, xử lý hủy biên lai theo trình tự quy định và xuất biên lai mới đúng mệnh giá phí mà phương tiện phải nộp.
- Trường hợp khách hàng đã nộp phí trực tuyến hoặc nộp phí tại cửa khẩu đã phát hành biên lai nhưng do yêu cầu phát sinh phải chuyển tải (phương tiện qua cửa khẩu không đúng như kê khai nộp phí trước đó), thì khách hàng phải liên hệ với nhân viên thu phí để thực hiện các thủ tục hủy biên lai và nộp phí, nhận biên lai mới đúng với phương tiện, hàng hóa sau khi thay đổi. Việc thay đổi phải được thực hiện trong thời gian biên lai đã phát hành vẫn còn hiệu lực, nểu quá thời hạn hiệu lực thì số biên lai đã nộp phí không được đồi và khách hàng tự chịu trách nhiệm.
- Trường họp khách hàng đã chuyển khoản nhưng do lồi hệ thống hoặc do nguyên nhân khác mà hệ thong chưa cập nhật kịp thời số dư của khách hàng thì căn cứ vào xác nhận chuyển khoản thành công đã gửi trước đó của Đơn vị thu phí để giải quyết kịp thời cho khách hàng.'
- Xử lý tình huống khi Hệ thống gặp sự cố (mất điện, mất kết nổi, sự cố hư hỏng thiết bị máy móc...)
- Trường hợp khi hệ thống gặp sự cổ có thời gian xác định dưới 24 giờ: Cho phép khách hàng sử dụng tờ khai Hải quan, tờ khai phương tiện thực hiện thủ tục thông quan, khi sự cố được khắc phục, hệ thống hoạt động bình thường sẽ phát hành biên lai điện tử trên hệ thống theo tờ khai mà khách hàng đã sử dụng, cơ quan Liên ngành sẽ xác nhận lại trên hệ thống đảm bảo đúng quy trình. Khách hàng có thể nhận bản thể hiện của biên lai điện tử vào thời gian sau hoặc cung cấp địa chỉ email để nhân viên thu phí gửi bản thể hiện của biên lai điện tử.
- Trường họp khi hệ thống gặp sự cố không thể xác định thời gian hoặc có thể xác định được thời gian trên 24 giờ: Đội Quản lý thu phí trực tiếp báo cáo Trưởng cửa khẩu ra thông báo (Mầu sổ 03 kèm theo Quy trình này) gửi Chi cục Hải quan cửa khẩu, Trạm kiểm soát Biên phòng cửa khẩu đê thực hiện việc kiểm soát thông quan theo quy trình thủ công khi hệ thống gặp sự cố. Quy trình thủ công thực hiện như sau:
- Khách hàng thực hiện việc kê khai đầy đủ thông tin vào tờ khai được nhân viên thu phí cung cấp theo mẫu in sẵn (Mau số 01 kèm theo Quy trình này);
- Khách hàng mang tờ khai trình cán bộ Hải quan kiểm tra đối chiếu, nếu đúng với loại hình xuất nhập khẩu, trọng lượng hàng hóa thì cán bộ Hải Quan ký xác nhận vào tờ khai nộp phí, nếu nội dung khai chưa đúng thì yêu cầu khách hàng kê khai lại cho đúng, cán bộ Hải quan chỉ ký xác nhận khi việc kê khai đã đúng với lô hàng.
- Sau khi cơ quan Hải quan xác nhận, khách hàng trình tờ khai đã xác nhận để nhân viên thu phí ký xác nhận vào tờ khai nộp phí, thu tiền và xuất biên lai thu phí in sẵn mệnh giá giao cho khách hàng.
- Sau khi nộp phí, ký xác nhận của cơ quan Hải quan và Đội Quản lý thu phí trên tờ khai, khách hàng mang biên lai cùng với tờ khai trình cán bộ Biên phòng để thực hiện thủ tục thông quan.
- Khi phương tiện thông quan, cán bộ Biên phòng giữ lại tờ khai. Cuối ngày hoặc cuối ca làm việc, cơ quan Biên phòng và Đội Quản lý thu phí lập biên bản đổi chiếu và bàn giao toàn bộ tờ khai cho Đội Quản lý thu phí (Mau số 04 kèm theo Quy trình này). Nhân viên thu phí cập nhật sổ liệu vào sổ theo dõi thu phí (Mẩu số 02 kèm theo Quy trinh này).
Đôi với số liệu phát sinh theo quy trinh thủ công, Đội Quản lý thu phí cập nhật lên hệ thống để thông tin, báo cáo và lưu trữ thống nhất.