Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan trực tiếp quản lý hộ chiếu
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài và thu lại hộ chiếu khi kết thúc chuyển công tác ở nước ngoài. Việc giao, nhận hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn hạn dưới 01 năm thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
3. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
4. Báo cáo bằng văn bản cho UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
5. Thông báo ngay bằng văn bản đến Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng (theo mẫu 06/2016/XNC ban hành kèm theo Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30 tháng 6 năm 2016 của Bộ Trưởng Bộ Ngoại giao) để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu, đồng thời báo cáo UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ.
6. Báo cáo bằng văn bản cho UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ để làm thủ tục chuyển hộ chiếu cho Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đối với những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích hoặc không còn quyền được sử dụng loại hộ chiếu được cấp.
7. Báo cáo bằng văn bản cho UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ về tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu của cơ quan mình theo quy định.