Điều 5. Yêu cầu đối với phản ánh, kiến nghị
1. Yêu cầu chung: Phản ánh, kiến nghị phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, phải thể hiện rõ nội dung phản ánh, kiến nghị; đồng thời ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, hoặc địa chỉ thư tín khi cần liên hệ của cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị.
2. Đối với phản ánh, kiến nghị bằng thông điệp dữ liệu được gửi qua thư điện tử của cơ quan tiếp nhận, Cổng Thông tin điện tử các bộ, ngành, địa phương hoặc Hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị:
a) Phản ánh, kiến nghị phải gửi đúng địa chỉ thư điện tử, địa chỉ truy cập Cổng Thông tin điện tử các bộ, ngành, địa phương hoặc địa chỉ của Hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị đã được cơ quan tiếp nhận công bố công khai.
b) Đính kèm các tệp tin có định dạng phù hợp theo yêu cầu của hệ thống thông tin.
c) Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt; phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
d). Thể hiện rõ nội dung phản ánh, kiến nghị.
đ) Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử hoăc địa chỉ thư tín khi cần liên hệ của cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị.
3. Đối với phản ánh, kiến nghị bằng văn bản: Cá nhân, tổ chức chuyển văn bản đến cơ quan tiếp nhận thông qua một trong những cách thức sau:
- Trực tiếp chuyển đến cơ quan tiếp nhận;
- Thông qua dịch vụ bưu chính;
- Gửi thông điệp dữ liệu qua mạng máy tính điện tử (thư điện tử, trang tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử).
4. Đối với phản ánh, kiến nghị bằng điện thoại:
- Cá nhân, tổ chức chỉ thực hiện phản ánh, kiến nghị thông qua số điện thoại chuyên dùng đã công bố công khai.
- Cán bộ, công chức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị phải thể hiện trung thực nội dung phản ánh, kiến nghị bằng văn bản.
5. Đối với phản ánh, kiến nghị bằng Phiếu lấy ý kiến:
Chỉ áp dụng khi các cơ quan hành chính nhà nước muốn lấy ý kiến của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính cụ thể, nội dung phiếu lấy ý kiến phải thể hiện rõ những vấn đề cần lấy ý kiến. Việc gửi Phiếu lấy ý kiến đến các cá nhân, tổ chức thực hiện thông qua một hoặc nhiều cách thức sau:
- Gửi công văn lấy ý kiến;
- Lấy ý kiến qua phương tiện thông tin đại chúng;
- Gửi thông điệp dữ liệu qua mạng máy tính điện tử (thư điện tử, lấy ý kiến công khai trên trang tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử).