Điều 5. Trách nhiệm chung của các cơ quan, đơn vị
1. Đối với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 2 bản quy chế này, có trách nhiệm:
a) Tổ chức phổ biến; ban hành quyết định phân công công chức, viên chức hàng ngày giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa và quy định chi tiết quy chế quản lý và sử dụng phần mềm tại cơ quan, đơn vị; đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc sử dụng Phần mềm vào việc xử lý hồ sơ theo quy định về thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liên thông;
b) Rà soát và báo cáo UBND tỉnh (Gửi Sở Nội vụ đồng gửi Sở Thông tin và Truyền thông) về thực trạng tình hình hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc khai thác, sử dụng có hiệu quả Phần mềm; có biện pháp để bảo đảm việc triển khai có hiệu quả Phần mềm tại cơ quan, đơn vị theo quy định và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền;
c) Hướng dẫn công khai tại Bộ phận một cửa của các cơ quan, đơn vị và tuyên truyền, thông báo cho tổ chức, công dân tại cơ quan, đơn vị về việc sử dụng Phần mềm, địa chỉ http://motcua.vinhphuc.gov.vn để có thể truy cập, tra cứu thủ tục hành chính và tình hình kết quả giải quyết hồ sơ;
d) Đưa nội dung về kết quả sử dụng Phần mềm vào việc xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, thi đua - khen thưởng hàng năm của cá nhân và tập thể của cơ quan, đơn vị sử dụng Phần mềm;
đ) Báo cáo tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được giao quản lý theo Phần mềm quy định và theo yêu cầu đột xuất của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối với công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận một cửa của các cơ quan, đơn vị:
Sử dụng Phần mềm trong việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả cho công dân, tổ chức đối với tất cả các hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của cơ quan bao gồm các tác nghiệp chủ yếu sau:
a) Tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức (kể cả hồ sơ giải quyết theo dịch vụ công mức độ 3,4); cập nhật thông tin hồ sơ vào Phần mềm; in Phiếu hướng dẫn (trường hợp cần hướng dẫn) hoặc Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (trừ trường hợp các hồ sơ giải quyết ngay);
b) Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn thuộc lĩnh vực có liên quan ngay sau khi có ý kiến giao việc của cấp có thẩm quyền để giải quyết;
Đối với các trường hợp thủ tục hành chính cần giải quyết ngay thì công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo cơ quan để chuyển ngay hồ sơ cho công chức, viên chức chuyên môn thuộc lĩnh vực có liên quan để giải quyết kịp thời;
c) Trả kết quả cho công dân, tổ chức sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ công chức chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời gian quy định về trình tự tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính;
d) Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng của tuần và của tháng và theo yêu cầu đột xuất của cơ quan có thẩm quyền, Người quản lý trực tiếp Bộ phận một cửa các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được quản lý theo Phần mềm và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bằng văn bản.
3. Đối với công chức, viên chức chuyên môn của các cơ quan, đơn vị liên quan đến các thủ tục hành chính giải quyết tại Bộ phận một cửa
Sử dụng Phần mềm trong việc tiếp nhận và trả kết quả cho công dân, tổ chức đối với tất cả các hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông bao gồm các tác nghiệp chủ yếu sau:
a) Tiếp nhận hồ sơ được Bộ phận một cửa chuyển đến (kể cả hồ sơ giải quyết theo dịch vụ công mức độ 3,4);
b) Xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành: Cập nhật nội dung hồ sơ, in các mẫu biểu để trình ký (nếu có); cập nhật nội dung xử lý hồ sơ; trình lãnh đạo xử lý; cập nhật lý do trễ hạn hồ sơ (nếu có). Nếu hồ sơ giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông thì chuyển hồ sơ lên cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định;
c) Chuyển trả kết quả cho Bộ phận một cửa theo thời gian quy định;
d) Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng của tuần và của tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất của cơ quan có thẩm quyền, thống kê tình hình xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực được phân công giải quyết; báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
4. Cổng Thông tin - Giao tiếp điện tử tỉnh, các cổng thông tin điện tử của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành, thị có liên kết đến địa chỉ truy cập Phần mềm để tạo điều kiện cho người dân, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, khai thác, sử dụng.