Điều 12. Trao đổi, xử lý văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan khác, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân.
b) Khi nhận văn bản điện tử đến, văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số hoặc chữ ký và con dấu (đối với văn bản điện tử được quét từ bản chính của văn bản giấy), cập nhật văn bản vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành và chuyển lãnh đạo xử lý trên phần mềm hoặc chuyển trực tiếp đến hộp thư điện tử công vụ của lãnh đạo để lãnh đạo xử lý và chuyển đến hộp thư điện tử công vụ các phòng hoặc cá nhân theo quy trình sử dụng thư điện tử công vụ nội bộ của cơ quan.
2. Phát hành văn bản đi:
a) Sau khi văn bản được lãnh đạo cơ quan phê duyệt (bằng chữ ký số), văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để thực hiện thao tác gửi văn bản.
b) Trường hợp cần thiết phải gửi văn bản dạng bản giấy qua hệ thống thư điện tử công vụ, văn thư có trách nhiệm quét (scan) văn bản lưu theo dạng tập tin và thực hiện gửi từ hộp thư điện tử công vụ của cơ quan.
3. Văn bản điện tử trao đổi qua thư điện tử phải được quản lý và lưu trữ đầy đủ bằng hệ thống thông tin ngoài hệ thống thư điện tử, bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của văn bản.
4. Cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân được giao quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử không được can thiệp, làm thay đổi giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và bảo mật của văn bản điện tử được trao đổi trên hệ thống này.