Điều 15. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia cơ sở dữ liệu công chứng. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng từ ngày 01/01/2015 hiện chưa được cập nhật phải được cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ liệu công chứng, việc cập nhật bổ sung hoàn thành trước ngày 01/01/2019.
Đối với các hợp đồng, giao dịch đã công chứng trước ngày 01/01/2015 và còn giá trị lưu trữ, giao Sở Tư pháp hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung cụ thể.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để xây dựng, duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động;
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng;
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
f) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa, xóa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.