Điều 9. Chế độ làm việc
1. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác
Trên cơ sở đường lối, chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước; chương trình công tác của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao trong từng thời kỳ, Sở Ngoại vụ tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác làm cơ sở cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Thời gian giải quyết công việc
a) Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở, nếu pháp luật đã quy định thời gian giải quyết, thì phải giải quyết trong thời gian đó; đối với những việc pháp luật không quy định thời hạn giải quyết, thì Giám đốc Sở phải giải quyết và trả lời cho cơ sở, tổ chức, công dân trên tinh thần cải cách hành chính. Trường hợp chưa giải quyết hoặc không giải quyết thì phải trả lời rõ lý do cho cơ sở, tổ chức và công dân biết bằng văn bản.
b) Những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thì Giám đốc Sở có văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Nếu công việc liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp Giám đốc Sở chủ trì và trao đổi thống nhất bằng văn bản với các ngành có liên quan trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
3. Chế độ soạn thảo, trình ký và ban hành văn bản
a) Việc soạn thảo văn bản thực hiện đúng quy trình, thể thức văn bản theo quy định của pháp luật, nội dung văn bản phải rõ ràng, cụ thể và không được trái với quy định của pháp luật;
b) Đối với văn bản thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: Giám đốc phải lập các thủ tục trình ký theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Đối với văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở: việc ký và ban hành văn bản do Giám đốc Sở chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản. Các Phó Giám đốc Sở khi được Giám đốc Sở ủy quyền ký và ban hành các văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản trước Giám đốc Sở.
4. Chế độ thông tin báo cáo
a) Giám đốc Sở thực hiện báo cáo tình hình triển khai nhiệm vụ với Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Ngoại giao hằng tháng, quý, 6 tháng, năm theo đúng thời gian quy định.
b) Khi đi công tác ngoài tỉnh, Giám đốc Sở phải báo cáo Thường trực Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh trước 03 ngày, trường hợp đột xuất thì phải báo cáo ngay trước khi đi công tác để Thường trực Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến.
c) Khi có vấn đề đột xuất nảy sinh vượt quá thẩm quyền thì Giám đốc Sở phải báo cáo ngay với cấp có thẩm quyền để xem xét, chỉ đạo và xử lý kịp thời.
5. Công tác lưu trữ
Việc lưu trữ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời và đúng quy định hiện hành của Nhà nước.