Điều 5. Tổ chức và quản lý các đoàn của tỉnh ra nước ngoài (đoàn ra)
1. Việc tổ chức theo dõi, quản lý đoàn ra:
a) Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu xây dựng đề án, kế hoạch đoàn ra của lãnh đạo Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh; chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đề nghị của các đoàn, cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài quy định tại Điều 2 Quy chế này để trình cấp có thẩm quyền cho phép ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan giúp UBND tỉnh quản lý, theo dõi, tổng hợp báo cáo thống kê số liệu đoàn ra của tỉnh.
b) Các đoàn, cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài về việc công có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động về Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh sau khi kết thúc đợt công tác, chậm nhất sau 07 ngày làm việc.
c) Chủ tịch UBND huyện, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm theo dõi, quản lý việc đi nước ngoài đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý và báo cáo số liệu đoàn ra của cơ quan, đơn vị trong báo cáo định kỳ theo quy định tại Điều 17 Quy chế này.
d) Các đoàn, cán bộ, công chức, viên chức là đảng viên đi nước ngoài, ngoài việc thực hiện các quy định tại Quy chế này còn có trách nhiệm thực hiện theo quy định đối với đảng viên khi ra nước ngoài theo Quy định số 228-QĐ/TW ngày 07/02/2014 của Ban Chấp hành Trung ương.
2. Đối với các đoàn đi nước ngoài từ cấp Phó Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch UBND tỉnh trở lên, Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động và các cơ quan liên quan trước ít nhất 07 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận; đồng gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
3. Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) có trách nhiệm hướng dẫn các đoàn đi công tác chủ động liên hệ, tham khảo trước ý kiến của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan liên quan; kịp thời tham mưu UBND tỉnh phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan có liên quan xử lý những vấn đề phức tạp, nhạy cảm phát sinh.
4. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân (sau đây gọi là cơ quan quản lý hộ chiếu) theo Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.