Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình và giao một phòng, ban chuyên môn làm đầu mối lưu giữ, bảo quản hộ chiếu, cụ thể như sau:
a) Lập sổ theo dõi lưu giữ, quản lý hộ chiếu, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi hộ chiếu được cất giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, hư hỏng (mẫu số 01).
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài và thu lại hộ chiếu khi kết thúc chuyển công tác ở nước ngoài. Việc giao, nhận hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn hạn dưới 06 tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp, đổi hộ chiếu khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (mẫu số 02).
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
d) Báo cáo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định và có biện pháp thu hồi hộ chiếu kịp thời.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ để báo cáo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan trực tiếp quản lý bị mất, bị hỏng.
e) Thông báo cho Sở Ngoại vụ để báo cáo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đối với những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích hoặc không còn quyền được sử dụng loại hộ chiếu được cấp.
g) Báo cáo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu của cơ quan, đơn vị mình (qua Sở Ngoại vụ) (mẫu số 03).