Điều 12. Ký số trên văn bản điện tử
1. Việc ký số trên văn bản điện tử được thực hiện thông qua phần mềm ký số.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và thể thức văn bản số hóa thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Bộ Nội vụ về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
3. Quy trình ký số
a) Trường hợp quy định cần một chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử: Thông qua phần mềm ký số, người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.
b) Trường hợp quy định cần một chữ ký số của cơ quan, tổ chức (chữ ký số con dấu) trên văn bản điện tử: Thông qua phần mềm ký số, văn thư sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.
c) Trường hợp quy định cần đồng thời chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử, thứ tự ký như sau:
Người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử. Văn bản điện tử đã được ký số này sau đó được chuyển đến bộ phận văn thư. Văn thư sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử sau khi người có thẩm quyền đã ký số vào văn bản điện tử.
d) Trường hợp quy định sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: Ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
4. Hình thức thể hiện thông tin về chữ ký số
Hình thức thể hiện thông tin về chữ ký số bao gồm hình ảnh và vị trí thông tin chữ ký số của người có thẩm quyền, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được quy định như sau:
a) Đối với chữ ký số của người có thẩm quyền
Hình thức thể hiện: Hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, màu xanh.
Vị trí: Tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
b) Đối với chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Hình thức thể hiện: Hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ.
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái, đảm bảo không che khuất phần chữ ký bị trùm hoặc tại góc bên trái, phía trên ở trang đầu tiên của văn bản điện tử.
Kích thước: Bằng kích thước thực tế của dấu.