Điều 20. Tổ chức các buổi họp, làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch để xử lý công việc
1. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tổ chức họp để xử lý công việc thường xuyên và những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực. Việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch để xử lý công việc thường xuyên thực hiện theo quy định sau:
- Văn phòng UBND tỉnh dự kiến nội dung, thành phần, thời gian và địa điểm tổ chức họp, phân công các cơ quan liên quan chuẩn bị các báo cáo trình bày tại cuộc họp trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch quyết định.
- Khi được sự đồng ý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm: Gửi giấy mời cùng tài liệu họp (nếu có) đến các thành phần được mời; phân công các đơn vị chuẩn bị nội dung phục vụ cuộc họp; chuẩn bị địa điểm và các điều kiện hậu cần, kỹ thuật, bảo đảm an toàn cho cuộc họp; ghi biên bản cuộc họp (khi cần thiết có thể ghi âm); sau cuộc họp ra thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
- Cơ quan được phân công chuẩn bị báo cáo có trách nhiệm: chuẩn bị kịp thời, đầy đủ tài liệu họp theo thông báo của Văn phòng UBND tỉnh; chuẩn bị ý kiến giải trình về các vấn đề liên quan đến nội dung báo cáo; sau cuộc họp, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh hoàn chỉnh đề án và dự thảo Thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp, có trách nhiệm đến dự đúng thành phần và phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch điều hành cuộc họp thảo luận xử lý, giải quyết dứt điểm từng vấn đề, công việc.
- Tại cuộc họp, người được phân công báo cáo chỉ trình bày tóm tắt báo cáo và những vấn đề cần thảo luận.
- Sau cuộc họp, nếu có những vấn đề, nội dung cấp bách quan trọng thì cơ quan được giao nhiệm vụ phải triển khai thực hiện ngay mà không nhất thiết phải chờ thực hiện theo văn bản thông báo kết luận cuộc họp.
2. Họp giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng:
- Nội dung cuộc họp giao ban gồm những vấn đề mà Chủ tịch, Phó Chủ tịch chưa xử lý được qua hồ sơ và phiếu trình của Văn phòng UBND tỉnh và các vấn đề khác do Chủ tịch quyết định.
- Chủ tịch quyết định ngày họp, nội dung họp. Trường hợp cần thiết có thể mời Chủ tịch UBND cấp huyện, Thủ trưởng cơ quan có liên quan.
- Chủ tịch chủ trì họp giao ban; khi Chủ tịch vắng, Phó Chủ tịch Thường trực thay mặt Chủ tịch chủ trì họp giao ban.
- Chánh Văn phòng UBND tỉnh dự các cuộc họp giao ban. Khi được yêu cầu, các Phó Chánh Văn phòng (hoặc bộ phận chuyên môn của Văn phòng) được phép dự họp giao ban để trực tiếp báo cáo về phần công việc được phân công theo dõi.
- Tại các cuộc họp giao ban, Chánh Văn phòng UBND tỉnh (hoặc Phó Chánh Văn phòng) trực tiếp theo dõi công việc và báo cáo các vấn đề cần xin ý kiến, nếu được mời dự họp thì chủ đề án có thể báo cáo giải trình thêm theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch trao đổi ý kiến, Chủ tịch kết luận để xử lý dứt điểm từng vấn đề, công việc.
3. Họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan, Chủ tịch UBND cấp huyện:
a) Mỗi năm ít nhất một lần, Chủ tịch tổ chức họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện về tình hình thực hiện chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách của tỉnh, sự chấp hành chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và thực hiện quy chế làm việc của UBND tỉnh.
b) Mỗi quý ít nhất một lần, Chủ tịch, Phó Chủ tịch họp, làm việc với các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực mình phụ trách để kiểm tra, nắm tình hình, đôn đốc thực hiện chương trình công tác và chỉ đạo những vấn đề phát sinh đột xuất.
c) Khi cần thiết, Chủ tịch triệu tập Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND một số huyện, thị xã, thành phố họp bàn giải quyết các vấn đề liên quan đến các cơ quan, địa phương đó.
d) Việc tổ chức các cuộc họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan, Chủ tịch UBND cấp huyện thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều này.
4. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu chỉ đạo điều hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch có các cuộc họp chuyên đề khác.