Điều 12. Trách nhiệm của các cán bộ, công chức tham gia sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức
a) Thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo tài khoản đã được cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý đúng theo quy trình được cơ quan, đơn vị quy định, chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản sử dụng của cá nhân.
b) Cán bộ, công chức có trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp, thay đổi mật khẩu đăng nhập, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.
2. Trách nhiệm của văn thư cơ quan, đơn vị
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; số hóa, khai báo các thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, thực hiện ký số (nếu có) các văn bản chuyển cho các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Thực hiện đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3. Trách nhiệm của đơn vị quản trị mạng, quản trị phần mềm
a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
b) Tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
c) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành; phối hợp với Đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm quản lý văn bản và Văn phòng UBND tỉnh khắc phục sự cố (nếu có) và cập nhật, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
d) Tham mưu Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông) định kỳ, đột xuất về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.