Điều 12. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng hộp thư điện tử công vụ
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
a) Gương mẫu, đi đầu sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc;
b) Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng hộp thư điện tử công vụ đế gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích, có hiệu quả; đảm bảo bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ, nội dung thông tin theo đúng các quy định của pháp luật;
c) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông;
d) Bố trí cán bộ theo dõi, kiểm tra thường xuyên hộp thư điện tử công vụ cơ quan;
e) Khi có biến động về nhân sự (luân chuyển, điều động,...) phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để thu hồi hộp thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động chuyển đi và cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mới chuyến đến;
g) Khi hộp thư điện tử công vụ cơ quan hoặc cá nhân tạm thời bị khoá hoặc bị thu hồi khi sử dụng lại phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyên thông để xem xét, giải quyết.
2. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử công vụ:
a) Phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích và hiệu quả;
b) Quản lý và bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử công vụ cá nhân, không cung cấp mật khẩu sử dụng hộp thư của mình cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi ngay mật khẩu hoặc báo ngay cho đơn vị quản lý để kịp thời khắc phục;
c) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử công vụ cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử công vụ;
d) Khi phát hiện hộp thư điện tử có chứa nội dung công việc không đúng mục đích sử dụng, thư điện tử có virus, thư rác, thư có chứa mã độc phải xoá bỏ hoặc báo cáo Thủ trưởng cơ quan để phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông xử lý kịp thời;
e) Khuyến khích thường xuyên thay đổi mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.