Điều 4. Các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy
1. Lãnh đạo các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy có trách nhiệm:
a) Gương mẫu thực hiện sử dụng tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua phần mềm họp không giấy.
b) Chỉ đạo, phân công nhân sự của đơn vị quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và thường xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên phần mềm.
c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng phần mềm họp không giấy tại đơn vị mình.
2. Nhiệm vụ của nhân sự được phân công quản lý, khai thác phần mềm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định trong việc sử dụng phần mềm họp không giấy.
b) Kiểm tra thông tin cuộc họp ít nhất 4 lần/ngày vào đầu giờ và cuối giờ mỗi buổi.
c) Sử dụng phần mềm họp không giấy để thông báo thông tin cuộc họp, báo cáo lãnh đạo đơn vị và lấy thông tin, tải tài liệu phục vụ cuộc họp khi có thông tin cuộc họp liên quan đến đơn vị.
d) Cập nhật thông tin nhân sự được phân công tham dự cuộc họp, tài liệu đóng góp ý kiến cho cuộc họp.
đ) Thay đổi mật khẩu định kỳ thàng tháng hoặc khi cần để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
e) Không để lộ thông tin tài khoản, không cung cấp thông tin tài khoản cho người khác khi chưa có ý kiến lãnh đạo.
2. Đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu cuộc họp phải chủ động gửi tài liệu cho Văn phòng UBND tỉnh dưới dạng số hóa để kịp thời cập nhật lên hệ thống.
3. Chủ động đề xuất sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng hệ thống bằng cách gửi ý kiến trực tiếp tại mục “Góp ý phần mềm” trên hệ thống phần mềm họp không giấy hoặc bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông.