Điều 9. Tổ chức và quản lý các đoàn vào
1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu xây dựng đề án, kế hoạch đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm, làm việc với Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh; chủ trì tham mưu, giúp việc cho tỉnh về công tác tổ chức và quản lý đoàn vào, tổng hợp báo cáo thống kê số liệu đoàn vào địa bàn tỉnh; làm cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ đề nghị cho phép đón tiếp đoàn vào.
2. Việc tổ chức đón tiếp các đoàn vào đã có chủ trương, các cơ quan, đơn vị chủ trì hoặc được giao chủ trì tổ chức đón tiếp đoàn vào có trách nhiệm chuẩn bị nội dung làm việc, xây dựng đề án, kế hoạch cụ thể gửi Sở Ngoại vụ trước khi đoàn vào địa bàn ít nhất 05 ngày (trừ các trường hợp khẩn cấp, đặc biệt) để trình cấp thẩm quyền quyết định hoặc cho ý kiến chỉ đạo, đồng thời phối hợp chặt chẽ với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan trong quá trình triển khai thực hiện.