Điều 8. Bảo quản tài liệu
1. Tài liệu lưu trữ địa chính - nhà đất phải được quản lý theo một quy trình thống nhất, sắp xếp theo các phông và đơn vị bảo quản, thống nhất về kích cỡ, chất liệu, mẫu mã, màu sắc, nhãn mác của từng chủng loại hồ sơ trong hệ thống thông tin lưu trữ tư liệu tài nguyên - môi trường cả nước.
2. Giám đốc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất của quận căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Bộ, Sở - ngành liên quan, để quy định cụ thể, nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo quản và các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, an toàn bí mật.
3. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính và tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính:
- Bảo quản vĩnh viễn đối với bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai, bản lưu, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất.
- Bảo quản có thời hạn 05 (năm) năm đối với giấy tờ thông báo công khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận; Thông báo về nội dung đã chỉnh lý hoặc cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các giấy tờ kèm theo; Bản trích sao hồ sơ địa chính đã được chỉnh lý, cập nhập và các giấy tờ kèm theo.
4. Việc hủy các tài liệu địa chính - nhà đất hết giá trị do Giám đốc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất của quận báo cáo, kiến nghị Trưởng Phòng Tài nguyên và Môi trường quận đề nghị Ủy ban nhân dân quận thành lập Hội đồng hủy tài liệu và tổ chức thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật.