Điều 5. Trách nhiệm quản lý
1. Sở Ngoại vụ Hà Nội
a) Là cơ quan đầu mối giúp UBND Thành phố thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn Thành phố;
b) Tham mưu Chủ tịch UBND Thành phố quyết định việc cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc khoản 1, Điều 3 và quyết định việc cấp phép đối với các trường hợp thuộc khoản 2, Điều 3 của Quy chế này;
Tham mưu Chủ tịch UBND Thành phố việc trinh Thủ tướng Chính phủ cấp phép các trường hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ; Tham mưu UBND Thành phố trả lời văn bản xin ý kiến đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền khác;
c) Trực tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung và lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Đồng thời, có trách nhiệm cập nhật, trao đổi thông tin với các Sở, ban, ngành chuyên môn về việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế để kịp thời theo dõi, phối hợp quản lý có hiệu quả;
d) Chủ động cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình, thành phần tham gia các hội thảo, hội nghị quốc tế (gồm họ tên, số hộ chiếu, chức danh của thành viên tham dự) với Công an Thành phố để thực hiện công tác hướng dẫn Luật xuất nhập cảnh và công tác bảo vệ;
đ) Thực hiện việc thanh tra, kiểm tra các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và có biện pháp xử lý kịp thời, lập biên bản, đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
e) Phối hợp kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế;
g) Cử cán bộ tham dự một số hội nghị, hội thảo khi cần thiết;
h) Trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo phát sinh tính chất phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ tham mưu UBND Thành phố báo cáo, tham khảo ý kiến Bộ Ngoại giao và các cơ quan, địa phương liên quan trước khi quyết định. Chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan xây dựng phương án xử lý các tình huống phức tạp, nhạy cảm phát sinh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo;
i) Định kỳ trước ngày 16 tháng 12 hằng năm tổng hợp, dự thảo báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của thành phố Hà Nội trình UBND Thành phố gửi Bộ Ngoại giao để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ.
2. Công an thành phố Hà Nội
a) Phối hợp với Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu UBND Thành phố về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ Hà Nội và các cơ quan, địa phương liên quan trong việc kiểm tra thực hiện, có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; đồng thời, phối hợp với ban tổ chức đảm bảo an ninh, an toàn cho hội nghị, hội thảo quốc tế;
d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; kiểm tra nội dung các ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế;
đ) Cử cán bộ tham dự các hội nghị, hội thảo quốc tế trong trường hợp cần thiết.
3. Sở Văn hóa và Thể thao Hà Nội
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động văn hóa, quảng cáo, treo băng rôn trên địa bàn Thành phố sau khi đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được cấp có thẩm quyền đồng ý cấp phép.
4. Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội
Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an Thành phố và các cơ quan liên quan kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về hoạt động thông tin, tuyên truyền và giới thiệu, phát hành các ấn phẩm báo chí và xuất bản phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.
5. Sở Xây dựng Hà Nội
a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các hoạt động về trang trí cây xanh, chiếu sáng, vệ sinh môi trường tại khu vực tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Quản lý về trật tự xây dựng tại nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có các hoạt động xây dựng, lắp đặt công trình phục vụ hội nghị, hội thảo quốc tế).
6. Các cơ quan, địa phương liên quan đến việc tổ chức và quản lý hội nghị hội thảo quốc tế:
a) Sau khi nhận được văn bản đề nghị phối hợp cho ý kiến của Sở Ngoại vụ, cơ quan, địa phương có văn bản trả lời các nội dung theo đề nghị của Sở Ngoại vụ trong thời hạn quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ. Quá thời hạn trên, xem như cơ quan, đơn vị đồng ý và chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao;
b) Nội dung ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan và nội dung xử lý, tổng hợp, thẩm định của cơ quan chủ trì:
- Nội dung ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan:
+ Công an Thành phố căn cứ quy định pháp luật, các chủ trương, chương trình, kế hoạch về an ninh, trật tự, an toàn xã hội của Trung ương và Thành phố cho ý kiến đối với thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chủ đề, nội dung, tài liệu của hội nghị, hội thảo quốc tế; tình hình hoạt động và việc chấp hành của các đơn vị tổ chức;
+ Các Sở, ban, ngành căn cứ quy định pháp luật, các chủ trương, chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Trung ương và Thành phố thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành mình phụ trách cho ý kiến đối với chủ đề, nội dung, tài liệu của hội nghị, hội thảo quốc tế; tình hình hoạt động và việc chấp hành pháp luật của các đơn vị tổ chức; ý kiến thống nhất đối với trường hợp đơn vị tổ chức là đơn vị trực thuộc hoặc là các quỹ, hội thuộc quản lý chuyên ngành;
+ Các địa phương căn cứ quy định pháp luật, các chủ trương, chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và an ninh, trật tự, an toàn xã hội của Thành phố và địa phương, các sự kiện chính trị - văn hóa tổ chức cùng thời điểm, địa điểm trên địa bàn cho ý kiến đối với thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; ý kiến thống nhất đối với trường hợp đơn vị tổ chức là đơn vị trực thuộc hoặc là các quỹ, hội thuộc quản lý theo phân cấp;
+ Các ý kiến khác (nếu có).
- Nội dung xử lý, tổng hợp, thẩm định của cơ quan chủ trì:
+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Ngoại vụ xác định các cơ quan, địa phương liên quan cần xin ý kiến. Tùy thuộc trường hợp người có thẩm quyền cho phép, Sở Ngoại vụ gửi văn bản hoặc tham mưu UBND Thành phố gửi văn bản xin ý kiến các cơ quan, địa phương đó;
+ Sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan, trên cơ sở các ý kiến đó và căn cứ các quy định pháp luật, các chủ trương, chương trình, kế hoạch về đối ngoại của Trung ương và Thành phố, Sở Ngoại vụ tổng hợp, thẩm định về việc chấp hành pháp luật của các đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế; chủ đề của hội nghị, hội thảo; thời gian tổ chức; địa điểm tổ chức; diễn giả; thành phần tham dự; nội dung phát biểu, trình bày, thảo luận; nội dung tài liệu;
+ Căn cứ kết quả tổng hợp, thẩm định, Sở Ngoại vụ đề xuất, dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền trả lời việc đồng ý hoặc không đồng ý cho phép.
- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép của Chủ tịch UBND Thành phố được tổ chức trên địa bàn; Các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến về thời gian và địa điểm, trừ trường hợp văn bản của cơ quan của người chủ trì có đề nghị thêm các nội dung khác.
c) Tuân thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại Điều 4 và Điều 5 của Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ; phối hợp cho ý kiến trong quá trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; Phối hợp kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị mình;
d) Phối hợp kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo nội dung, đề án đã được phê duyệt đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị mình;
đ) Có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế đã được cho phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị;
e) Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị mình.
Trước ngày 14 tháng 12 hàng năm gửi báo cáo định kỳ cho Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố theo quy định (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ). Thời gian chốt số liệu báo cáo tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo;
g) Theo dõi, phát hiện, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế này;
h) Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ, Công an Thành phố hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm đề nghị cơ quan của người có thẩm quyền xem xét đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc xử lý theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.