Điều 9. Nộp lưu hồ sơ kiểm toán
1. Mỗi cuộc kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc KTNN lập một hồ sơ kiểm toán theo quy định tại Điều 3 và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục 03 của quy định này.
2. Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).
4. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết khiếu nại được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).
5. Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; hồ sơ kiểm toán thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng phải lập danh mục hồ sơ giữ lại trình Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước) xem xét, giải quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.
6. Đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng phát sinh sau 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán, ngoài các hồ sơ quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều này, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước (đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu), nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với Kiểm toán nhà nước khu vực).
7. Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước. Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu của Kiểm toán nhà nước khu vực. Vụ Tổng hợp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai và các lần tiếp theo (nếu có).
8. Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
9. Việc số hóa, tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành của Kiểm toán nhà nước về số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.
10. Nhật ký công tác, Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
11. Lập mục lục hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục 03 kèm theo).
12. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.