Điều 5. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ
1. Thực hiện việc quản lý hộ chiếu của người được cấp hộ chiếu quy định tại khoản 1 Điều 2 Quy định này, bao gồm các công việc sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
b) Bàn giao hộ chiếu cho người được cấp hộ chiếu khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu chuyển công tác đến cơ quan khác không thuộc đối tượng áp dụng tại khoản 1 Điều 2 Quy định này.
d) Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu theo quy định tại Khoản 4 Điều 7 Quy định này để có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu bị mất, bị hỏng trong quá trình quản lý.
e) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
g) Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý hoặc ra quyết định xử lý theo thẩm quyền đối với cán bộ, công chức vi phạm trong việc sử dụng và quản lý hộ chiếu theo quy định này và quy định của pháp luật hiện hành.
2. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh nếu để xảy ra sai sót hoặc vi phạm trong quá trình quản lý hộ chiếu.