Điều 4. Thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ, hồ sơ của công dân khi phát hiện có mâu thuẫn thông tin về nhân thân
1. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình ghi chép giấy tờ, hồ sơ của cán bộ cơ quan, tổ chức mình thì căn cứ vào thông tin về nhân thân trong giấy tờ hộ tịch của công dân, các cơ quan, tổ chức này phải có trách nhiệm chủ động điều chỉnh ngay nội dung giấy tờ, hồ sơ mình đang quản lý cho phù hợp với thông tin về nhân thân của công dân trong giấy tờ hộ tịch.
a) Cơ quan Công an điều chỉnh Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, Sổ tạm trú, Chứng minh nhân dân, Giấy chứng nhận đăng ký xe.
b) Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo điều chỉnh bằng cấp và chứng chỉ các loại do các cơ quan quản lý giáo dục, đào tạo cấp.
c) Các trường học, cơ sở giáo dục điều chỉnh học bạ, giấy tờ, hồ sơ của sinh viên, học sinh, học viên.
d) Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ công chức, viên chức.
đ) Các doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ cho người lao động.
e) Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ đối với người lao động, người có công với cách mạng, người hưởng các chính sách xã hội khác.
g) Các cơ quan quản lý đất đai và nhà ở điều chỉnh hồ sơ và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và các giấy tờ khác liên quan đến đất đai, nhà ở.
h) Các cơ quan quản lý giao thông điều chỉnh Giấy phép lái xe.
i) Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp… điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ của thành viên tổ chức mình.
2. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thì các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này phải có trách nhiệm hướng dẫn công dân liên hệ với cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch để được giải quyết theo đúng quy định từ Điều 36 đến Điều 39 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP.
3. Trường hợp mâu thuẫn do hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch (cấp giấy tờ hộ tịch không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một sự kiện hộ tịch có nhiều giấy tờ hộ tịch có nội dung mâu thuẫn nhau… ), trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ của công dân, các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm:
a) Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp: cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi Uỷ ban nhân dân cấp xã đã cấp giấy tờ hộ tịch nói trên để đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền, trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân cấp huyện trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác hộ tịch quy định tại khoản 1, Điều 78 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP;
b) Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp cấp: cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Uỷ ban nhân dân tỉnh đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch nói trên theo thẩm quyền, trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác hộ tịch quy định tại khoản 1, Điều 77 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP.
4. Trong trường hợp mâu thuẫn thông tin về nhân thân quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này chỉ tiến hành điều chỉnh thông tin về nhân thân của công dân sau khi đã có Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch hoặc văn bản kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch của các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.