Điều 7: Căn cứ vào các tiêu chuẩn theo quy định tại Quy chế này, doanh nghiệp gửi hồ sơ đề nghị xét thưởng về Sở Thương mại trước ngày 15/3 hàng năm, để Sở Thương mại phối hợp với Sở Tài chính trình UBND thành phố quyết định khen thưởng.
Hồ sơ xét thưởng gồm:
- Công văn nêu thành tích và đề nghị xét thưởng của doanh nghiệp.
- Bảng kê số lượng mặt hàng, thị trường, kim ngạch xuất khẩu của năm xét thưởng và năm trước liền kề (theo mẫu biểu số 1a và 1b đối với tiêu chuẩn tại Điều 5, biểu mẫu 02 và 03 đối với tiêu chuẩn 6.1 và tiêu chuẩn 6.2 tại Điều 6) có xác nhận về số ngoại tệ thực thu của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp có tài khoản ngoại tệ hàng xuất khẩu (do Giám đốc ngân hàng hoặc người được Giám đốc ủy quyền ký và đóng dấu).
- Bản sao bộ hồ sơ xuất khẩu gồm: hợp đồng xuất khẩu và tờ khai hải quan (có xác nhận và đóng dấu của doang nhiệp).
- Bản sao các chứng từ chi về chi phí: vận chuyển, bảo hiểm …hàng xuất khẩu (đối với doanh nghiệp không xuất hàng theo giá FOB) có xác nhận đóng dấu của doanh nghiệp.
Trong trường hợp cần thiết cơ quan có thể yêu cầu doang nghiệp xuất trình bản gốc để đối chiếu.