Điều 7. Căn cứ tiêu chuẩn quy định tại Điều 5 của Quy chế này, thương nhân đề nghị xét thưởng gửi hồ sơ đến Bộ Thương mại gồm những văn bản sau:
Tiêu chuẩn 5.1: - Báo cáo thành tích xuất khẩu của thương nhân theo mẫu số 1. - Giải trình cụ thể về quy trình công nghệ kỹ thuật để sản xuất mặt hàng mới (có ảnh hoặc mẫu sản phẩm kèm theo). - Hợp đồng xuất khẩu và bản sao các tờ khai hải quan chứng minh chính xác, đầy đủ trị giá lô hàng xuất khẩu đề nghị xét thưởng. - Báo cáo hiệu quả xuất khẩu được tính toán trên cơ sở từng mặt hàng cụ thể đề nghị xét thưởng. Tiêu thức chủ yếu để xác định hiệu quả là việc xuất khẩu mặt hàng đó thu được đủ vốn, có lãi (là mức thực lãi từ việc xuất khẩu sau khi đã trừ tổng chi phí, các khoản chi sau thuế... cho việc xuất khẩu loại hàng đó). Tiêu chuẩn 5.3: - Đơn đề nghị khen thưởng và bản sao giấy chứng nhận hoặc văn bản chứng nhận về chất lượng hàng hoá. Tiêu chuẩn 5.2, 5.4, 5.5: - Báo cáo thành tích của thương nhân theo mẫu số 2. - Báo cáo xuất khẩu mặt hàng/nước hàng năm của thương nhân (theo mẫu của Tổng cục Thống kê đã ban hành. Nếu là tiêu chuẩn 5.2 thì gửi thêm báo cáo thực hiện của năm trước). Trường hợp thương nhân đề nghị xét thưởng từ hai tiêu chuẩn trở lên cũng chỉ gửi một báo cáo. - Báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của thương nhân. Đối với hàng đổi hàng: Thương nhân gửi đơn đề nghị Bộ Thương mại xác nhận theo mẫu số 3. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: - Báo cáo cụ thể tình hình thực hiện nghĩa vụ xuất khẩu đã ghi trong giấy phép đầu tư có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp (khu công nghiệp, UBND tỉnh, thành phố…). Tuỳ theo thành tích mà áp dụng theo các mẫu số 1, 2. - Bản sao giấy phép đầu tư.