Điều 6. Trách nhiệm của các sở, ngành
1. Cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm đáp ứng tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, bảo đảm các yêu cầu về phẩm chất đạo đức, khả năng giao tiếp tốt, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp, có đủ năng lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm xuyên suốt trong các khâu giải quyết thủ tục hành chính từ khi tiếp nhận, số hóa, thẩm định hồ sơ và trả kết quả. Không cử công chức, viên chức không đảm bảo yêu cầu đến làm việc tại Trung tâm.
2. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức tiếp nhận, thẩm định hoặc phối hợp thẩm định hồ sơ có liên quan; chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính liên thông; phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ thủ tục hành chính và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân tại Trung tâm.
3. Chủ trì, phối hợp với Trung tâm xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục hành chính (cấp tỉnh, cấp xã) chi tiết, rõ ràng; các bước thực hiện bảo đảm thời hạn giải quyết theo quy định hiện hành. Trên cơ sở đó tham mưu, đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh kịp thời các quy trình giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo rút ngắn tối đa thời hạn giải quyết tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân.
4. Chủ động giải quyết và phối hợp giải quyết các thủ tục hành chính bảo đảm đồng bộ, đúng quy trình, thời hạn theo quy định và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về giải quyết thủ tục hành chính. Trong trường hợp hồ sơ quá hạn, thông báo bằng văn bản đến Trung tâm về lý do chậm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả. Giao nhiệm vụ cho công chức, viên chức thường xuyên kiểm tra, cập nhật tiến độ xử lý từng hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
5. Đối với các cơ quan có thủ tục hành chính giải quyết theo phương án “tại chỗ” tại Trung tâm phải bố trí công chức, viên chức phòng chuyên môn, có đủ thẩm quyền thuộc lĩnh vực có thủ tục hành chính giải quyết “tại chỗ” đến làm việc tại Trung tâm để thực hiện, đảm bảo việc giải quyết thủ tục hành chính theo phương án “tại chỗ” chất lượng, hiệu quả, đúng quy trình.
6. Các hồ sơ thủ tục hành chính hằng ngày được tiếp nhận tại Trung tâm khi chuyển đến các sở, ngành phải được chuyển ngay đến bộ phận chuyên môn để thẩm định, thẩm tra, trình ký. Trong ngày làm việc, phải thường xuyên thực hiện kiểm tra, cập nhật tiến độ giải quyết từng hồ sơ để tổ chức thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
7. Không được tiếp nhận các thủ tục hành chính trực tiếp từ tổ chức, cá nhân tại trụ sở làm việc (ngoại trừ các thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Trung tâm quy định tại khoản 3 Điều 14 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP); lãnh đạo các sở, ngành chỉ phê duyệt hồ sơ nếu hồ sơ đó có đính kèm phiếu chuyển thông tin của Trung tâm; kiên quyết không phê duyệt nhũng hồ sơ không đính kèm phiếu chuyển thông tin hợp lệ của Trung tâm.
8. Chủ động phối hợp với Trung tâm trong việc quản lý công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm
a) Có phương án bố trí ít nhất 01 công chức, viên chức dự phòng để kịp thời thay thế công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm trong các trường hợp người đó nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, đi học, đi công tác để không làm gián đoạn việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Trong trường hợp công chức, viên chức không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có mức độ hài lòng thấp thì cử công chức, viên chức khác thay thế.
b) Trước khi công chức, viên chức rời khỏi Trung tâm để về cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ thì người có trách nhiệm quản lý công chức của sở, ngành có văn bản trao đổi với lãnh đạo Trung tâm rõ về nội dung công việc cần trưng tập công chức, viên chức về cơ quan và rõ thời gian cụ thể.
c) Cử công chức, viên chức dự phòng đến ngay Trung tâm để thực hiện nhiệm vụ, thay thế công chức chính thức trong thời gian về cơ quan thực hiện nhiệm vụ đột xuất, hội, họp, sinh hoạt, đi học, ốm đau, thai sản, con ốm...theo quy định được nghỉ.
d) Trong giờ làm việc hằng ngày, các sở, ngành không tự ý cử công chức, viên chức đang làm việc trực tiếp tại Trung tâm đi làm nhiệm vụ khác, khi chưa có văn bản thỏa thuận với Lãnh đạo Trung tâm và được lãnh đạo Trung tâm đồng ý (kể cả trường hợp cử công chức, viên chức dự phòng đến Trung tâm làm việc thay thế). Những trường hợp sở, ngành tự yêu cầu công chức, viên chức của mình rời khỏi Trung tâm, lãnh đạo Trung tâm sẽ báo cáo cơ quan có thẩm quyền và coi như công chức, viên chức đó vi phạm kỷ luật lao động. Đồng thời sở, ngành chịu trách nhiệm và phải báo cáo giải trình với cơ quan có thẩm quyền khi công chức, viên chức của mình vi phạm kỷ luật lao động.
9. Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến lĩnh vực công tác, bảo đảm đủ các quyền lợi của công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm. Phối hợp với Giám đốc Trung tâm đánh giá, nhận xét công chức về quá trình công tác tại Trung tâm theo quy định.