Điều 16. Quy trình triển khai hoạt động đối ngoại
1. Quy trình triển khai đoàn rã được thực hiện như sau:
a) Căn cứ Chương trình hoạt động đối ngoại đã được Ủy ban thường vụ Quốc hội phê duyệt, cơ quan tổ chức đoàn ra chủ trì phối hợp với Ủy ban đối ngoại của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội triển khai thực hiện;
b) Đối với các đoàn có sự điều chỉnh về địa bàn, thời gian hoặc tăng số lượng thành viên. Cơ quan tổ chức đoàn ra phối hợp với Ủy ban đối ngoại của Quốc hội trình Phó Chủ tịch Quốc hội phụ trách đối ngoại và Chủ tịch Quốc hội;
c) Trước khi cử các đoàn đi công tác đến các địa bàn nhạy cảm hoặc tham dự các hoạt động đối ngoại phức tạp, nhạy cảm, cơ quan chủ trì tổ chức đoàn trao đổi ý kiến với Ủy ban đối ngoại của Quốc hội, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại địa bàn trong quá trình triển khai;
d) Ủy ban đối ngoại của Quốc hội gửi công hàm, công điện cho Đại sứ quán nước sở tại tại Việt Nam và Đại sứ quán ta tại nước sở tại khẳng định thời gian, chương trình chuyến thăm;
đ) Văn phòng Quốc hội gửi công hàm, công điện liên quan đến lễ tân, hậu cần và phối hợp hướng dẫn làm các thủ tục hộ chiếu, thị thực cho đoàn. Phối hợp với cơ quan tổ chức đoàn ra lập dự trù kinh phí cho đoàn nếu được yêu cầu;
đ) Cơ quan tổ chức đoàn ra xây dựng báo cáo kết quả chuyến công tác báo cáo tới cấp có thẩm quyền theo quy định. Báo cáo đồng gửi tới Văn phòng Quốc hội để đưa lên công thông tin điện tử Quốc hội đề thông tin đến các đối tượng có quan tâm.
2. Quy trình đón đoàn vào và tiếp khách quốc tế được thực hiện như sau:
a) Thường trực Ủy ban đối ngoại của Quốc hội thông báo đề nghị của phía nước ngoài tới cơ quan liên quan của Quốc hội;
b) Đối với đoàn vào, sau khi có ý kiến đồng ý đón của cơ quan liên quan của Quốc hội, Ủy ban đối ngoại của Quốc hội trình Phó Chủ tịch Quốc hội phụ trách đối ngoại xem xét, quyết định chủ trương và đề án đón tiếp. Văn phòng Quốc hội xây dựng Đề án lễ tân căn cứ vào Đề án chính trị của Ủy ban đối ngoại của Quốc hội và triển khai thực hiện;
c) Đối với cuộc tiếp khách quốc tế, cơ quan liên quan của Quốc hội chủ trì, phối hợp với Ủy ban đối ngoại của Quốc hội chuẩn bị về nội dung và phối hợp với Văn phòng Quốc hội chuẩn bị về mặt lễ tân, hậu cần để tổ chức thực hiện.
3. Đối với những hoạt động đối ngoại có tính chất thông thường, phát sinh đột xuất, có quy mô nhỏ, không nhạy cảm hoặc thời gian yêu cầu diễn ra hoạt động quá gấp như các hoạt động hiếu, hỉ; hỗ trợ giải quyết tình huống khẩn cấp; các trường hợp ra nước ngoài, đón đoàn nước ngoài vào khám chữa bệnh khẩn cấp, các cơ quan và Tổng thư ký Quốc hội thông báo với Ủy ban đối ngoại của Quốc hội và tổ chức triển khai. Khi kết thúc hoạt động, cơ quan tiến hành hoạt động gửi báo cáo kết quả về Ủy ban đối ngoại của Quốc hội để tổng hợp báo cáo lãnh đạo Quốc hội.