Điều 38. Tổ chức lựa chọn nhà thầu
1. Mời thầu:
Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu theo quy định tại điểm c khoản 1, khoản 3 Điều 9 và Điều 10 của Nghị định này.
2. Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:
a) Hồ sơ mời thầu được phát hành miễn phí trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu;
b) Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải đăng tải các tài liệu theo một trong hai cách sau đây trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia:
- Quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu;
- Quyết định sửa đổi và hồ sơ mời thầu đã được sửa đổi. Trong hồ sơ mời thầu phải thể hiện rõ nội dung sửa đổi;
c) Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu, nhà thầu phải gửi đề nghị làm rõ đến bên mời thầu bằng văn bản hoặc thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong khoảng thời gian tối thiểu 05 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Bên mời thầu tiếp nhận nội dung làm rõ để xem xét, làm rõ theo đề nghị của nhà thầu và đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong khoảng thời gian tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã được phê duyệt. Trường hợp sau khi tiếp nhận yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại điểm b khoản này trên cơ sở tuân thủ thời gian theo quy định tại khoản 6 Điều 13 của Nghị định này.
Trong trường hợp cần thiết, bên mời thầu tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ, bên mời thầu đăng tải giấy mời tham dự hội nghị tiền đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nội dung trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
d) Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.
3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:
a) Trường hợp bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu không qua mạng:
- Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
- Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;
- Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;
- Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu;
b) Trường hợp bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu qua mạng:
- Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trường hợp liên danh, thành viên đứng đầu liên danh hoặc thành viên được phân công trong thỏa thuận liên danh nộp hồ sơ dự thầu;
- Nhà thầu nhập thông tin theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và đính kèm các tài liệu để tạo thành một bộ hồ sơ dự thầu;
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thông báo cho nhà thầu tình trạng nộp hồ sơ dự thầu (thành công hoặc không thành công). Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sẽ ghi lại các thông tin sau đây về việc nộp hồ sơ dự thầu của nhà thầu: thông tin về bên gửi, bên nhận, thời điểm gửi, trạng thái gửi, số tệp tin đính kèm lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
- Nhà thầu được rút hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thông báo cho nhà thầu tình trạng rút hồ sơ dự thầu (thành công hoặc không thành công) và ghi lại thông tin về thời gian rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu;
- Sau khi rút hồ sơ dự thầu, nhà thầu được nộp lại hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu trước khi bên mời thầu thực hiện sửa đổi hồ sơ mời thầu thì nhà thầu đó phải nộp lại hồ sơ dự thầu mới cho phù hợp với hồ sơ mời thầu đã được sửa đổi.
4. Mở thầu:
a) Trường hợp bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu không qua mạng:
- Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu. Chỉ những thông tin về giảm giá được công khai trong lễ mở thầu và ghi vào biên bản mở thầu mới có giá trị xem xét;
- Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây:
+ Kiểm tra niêm phong;
+ Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; đơn dự thầu; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;
- Biên bản mở thầu: Các thông tin về tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; đơn dự thầu; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu và các thông tin khác liên quan phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu;
- Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu;
b) Trường hợp bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu qua mạng:
- Bên mời thầu mở và giải mã hồ sơ dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia ngay sau thời điểm đóng thầu;
- Biên bản mở thầu phải đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Số thông báo mời thầu, tên gói thầu, tên bên mời thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời điểm hoàn thành mở thầu, tổng số nhà thầu tham dự, tên nhà thầu, giá dự thầu, giá trị và hiệu lực bảo đảm dự thầu, thời gian thực hiện hợp đồng, các thông tin liên quan khác;
- Việc mở thầu phải được hoàn thành trong vòng 02 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu;
- Trường hợp có ít hơn 03 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu mở thầu ngay hoặc gia hạn thời điểm đóng thầu.