Điều 11. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
2. Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu
a) Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở trung ương ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sau khi thoả thuận thống nhất với Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định:
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
Danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở trung ương; Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng;
Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên;
Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên.
c) Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại điểm a khoản 3 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
- Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.